Réunion du comité du conseil

Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Le mercredi 3 octobre 2018 à 19 h

PRÉSENTS : Conseil : préfet Ronnie LeBlanc, conseillers Danny Hill, Hector Thibault, Brian Comeau, Eric Pothier et Yvon LeBlanc.
Personnel : DG Stéphane Cyr, directrice des finances Ginette Cheff et réceptionniste / adjointe exécutive Ashley Hanks
Présentateurs : Chad Comeau, Projet PG, et Natalie Robichaud, directrice générale de la Société acadienne de Clare

ABSENTS : sous-préfet Nil Doucet et conseiller Carl Deveau

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1) Appel à l’ordre
Le préfet Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19 h.

2) (a) Adoption de l’ordre du jour

Le DG demande que le point suivant soit ajouté à l’ordre du jour :

  • Évaluation de l’infrastructure des TI

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que l’ordre du jour soit adopté avec l’ajout susmentionné.
MOTION ADOPTÉE

(b) Déclaration de conflit d’intérêt
Le préfet Ronnie LeBlanc demande s’il y a déclaration de conflit d’intérêt.
Aucune déclaration n’est faite.

3) Présentations
3.1 Mise à jour – Projet PG – Chad Comeau
Chad Comeau fait le point sur le jeu vidéo qu’il est en train de créer au sujet de Clare et du folklore de la région. Le conseil a déjà accordé un octroi à M. Comeau pour l’aider à créer ce jeu. M. Comeau fait une démonstration de son jeu aux membres du conseil, leur montre comment le jeu va fonctionner et annonce qu’il a reçu le reste du financement du projet de Patrimoine canadien.

3.2 Mise à jour – Engageons nos citoyens – Natalie Robichaud, Société acadienne de Clare
Natalie Robichaud de la Société acadienne de Clare présente au conseil une mise à jour du projet de la Société intitulé « Engageons nos citoyens ». Il s’agit d’un projet qui vise à amener les résidents de Clare, jeunes et moins jeunes, à s’intéresser à l’engagement communautaire et au fonctionnement d’une administration municipale. Le projet débutera au cours des deux prochaines semaines et comprendra des ateliers, une composante jeunesse et un guide pour promouvoir l’engagement communautaire. La Municipalité de Clare a déjà approuvé un octroi de 3 000 $ à ce projet, sous réserve de confirmation de financement du projet. Le reste du financement du projet a été reçu de Patrimoine canadien.

4) Rapports des employé(e)s
4.1 Rapport financier – directrice des finances, Ginette Cheff
La directrice des finances présente un aperçu de la position financière de la Municipalité (voir le rapport ci-joint).

5) Affaires découlant des réunions précédentes
5.1 Refinancement de la dette capital – Centre de santé de Clare
La construction du Centre de santé de Clare a été financée en partie par la Municipal Finance Corporation (MFC), sous forme d’une débenture de 2 500 000 $ amortie sur 20 ans. Présentement à mi-chemin, les modalités de la débenture exigent que soit la Municipalité refinance le solde restant de 1 250 000 $, soit elle effectue un paiement forfaitaire d’ici au 24 octobre 2018 pour rembourser la totalité du solde. Le conseil a déjà fait une motion de refinancer le solde sur les dix années restantes. Toutefois, lors de discussions récentes avec la MFC, on a informé le personnel que les fonds provenant du refinancement seraient seulement disponibles le 9 novembre 2018, au plus tôt. Pour combler cet écart de financement, la Municipalité a deux options : obtenir du financement provisoire d’un montant de 1 250 000 $ d’une banque ou d’une caisse populaire à charte ou utiliser ses propres fonds de sa réserve en capital. Le personnel a examiné les deux options. Puisque la Municipalité pourrait utiliser des fonds internes sans que cela ait des répercussions négatives sur ses obligations actuelles en matière de service de la dette, et dans un effort d’éviter des frais élevés d’ouverture de dossier et d’administration de prêts, la recommandation faite au conseil est d’assurer le financement provisoire de 1 250 000 $ au moyen de la réserve en capital de la Municipalité et ce, jusqu’au moment où les fonds de la débenture seront reçus.

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Eric Pothier et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d'accorder un financement provisoire de 1 250 000 $ provenant de sa réserve en capital pour le refinancement de la dette en capital du Centre de santé de Clare jusqu'à ce que le montant de 1 250 000 $ soit reçu du Municipal Finance Corporation dans le cadre du processus de débenture de l'automne 2018.
MOTION ADOPTÉE

5.2 Défis communautaire Clare – CDÉNÉ
D’après la rétroaction reçue des membres du conseil, les trois thèmes retenus pour le projet Défis communautaire Clare du CDÉNÉ sont :

1. Technologie / économie verte
2. Économie de partage
3. Infrastructure sociale (y compris le logement)

5.3 Cageots à homards – Site pour entretien et réparations
Le DG a discuté avec l’administration portuaire de Meteghan de la possibilité d’entreposer et de réparer les cageots à homards sur la même parcelle de terrain que celle où se trouve actuellement l’usine de traitement des eaux usées de Meteghan. En discutant avec le superviseur des travaux publics, il a été déterminé qu’il y a suffisamment d’espace sur le terrain pour les cageots à homards, pourvu que ceux-ci ne soient pas placés trop près de l’usine de traitement susmentionnée, qu’ils ne soient pas placés directement sur le tuyau d’évacuation et qu’ils ne bloquent pas l’accès au trou d’homme. Il faudrait aussi mettre du remblai (aux frais des pêcheurs) avant de transporter les cageots à homards sur le site. Le conseiller Pothier a déjà discuté avec les pêcheurs concernés, et ceux-ci lui ont assuré que tous les coûts liés à l’amélioration du site pour y placer ces cageots à homards seront couverts par les pêcheurs. Le DG poursuivra ses discussions avec l’administration portuaire afin de faire avancer le dossier.

6) Nouvelles affaires
6.1 Demande de financement – Lakeside Cemetery Fund
Ce point est reporté à une réunion ultérieure, afin qu’une discussion sur un sujet connexe puisse avoir lieu dans la session à huis clos.

6.2 Changements à venir de l'ARC aux honoraires du conseil
À l’heure actuelle, un tiers des honoraires des membres du conseil sont non imposables. À compter du 1er janvier 2019, l’Agence du revenu du Canada introduira des changements qui feront en sorte que les honoraires seront entièrement imposables, ce qui réduira le salaire net des membres du conseil. La Nova Scotia Federation of Municipalities (NSFM) dirige présentement les discussions sur le sujet, et il y a aura d’autres d’occasions pour discuter de la question d’ici la fin de l’année civile 2018. Malgré cela, les changements imposés par l’ARC seront mis en œuvre et ainsi, chaque municipalité doit décider avant le 1er janvier 2019 si elle souhaite maintenir les niveaux de salaire actuels ou augmenter les honoraires pour compenser pour la hausse d’impôts. Le conseil décide de reporter sa décision afin de pouvoir discuter davantage de la question avec la NSFM.

6.3 Comité de vérification
À l’heure actuelle, le comité de vérification de la Municipalité se rencontre une ou deux fois par année. Le DG propose que le comité se rencontre plus souvent et qu’il joue un rôle plus actif en suivant des formations, en faisant la vérification de dossiers de projets et en effectuant un examen des contrôles internes. Le conseil appuie entièrement cette recommandation.

6.4 Préoccupations des résidents – Chemin de la montagne
Le conseil a reçu une lettre d’Yvon Comeau et de Guy Monbourquette, deux résidents du chemin de la Montagne, à l’égard du niveau de bruit, de l’utilisation excessive de véhicules tout-terrain et du comportement nuisible. Les résidents ont contacté la GRC à de nombreuses reprises, pour se faire dire qu’ils doivent communiquer avec leur conseiller. Les résidents demandent maintenant de l’aide du conseil. Le conseil décide d’écrire une lettre à la GRC afin de demander aux policiers de surveiller plus régulièrement le chemin de la Montagne, car il est de l’avis qu’une présence accrue de la police aidera à contrôler le niveau de bruit et contribuera à dissuader le comportement nuisible.

6.5 Évaluation de l’infrastructure des TI
Le DG, en consultation avec la directrice des finances, recommande qu’une évaluation de l’infrastructure actuelle des TI de la Municipalité soit faite pour s’assurer que des systèmes de secours efficaces sont en place et que ces systèmes sont bien configurés et sûres. Des discussions à cet effet ont eu lieu plus tôt cette année avec les vérificateurs de la Municipalité, dans le cadre de la mission de vérification de ces derniers. Même si cet exercice ne figure pas dans le budget, le DG demande la permission du conseil d’émettre une demande de proposition pour l’examen de l’infrastructure actuelle des TI de la Municipalité afin de corriger les lacunes éventuelles et de planifier efficacement les investissements en TI nécessaires à court terme. Le conseil est d’accord.

7) Questions et commentaires du public
Aucun.

8) Session huis clos

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujets discutés :
8.1 Dangereux et inesthétique
8.2 Eco-parc
8.3 Transport de Clare
8.4 Fonds de dotation

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

9) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le 7 novembre 2018 à 19 h.

10) Ajournement
Il est PROPOSÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc d’ajourner la réunion à 21 h 20.

Soumis par

Ashley Hanks,
Réceptionniste / adjointe exécutive

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