Réunion du comité du conseil

Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Le mercredi 6 février 2019 à 19 h

PRÉSENTS : Conseil : préfet Ronnie LeBlanc, sous-préfet Nil Doucet, conseillers Danny Hill, Hector Thibault, Carl Deveau, Brian Comeau, Eric Pothier et Yvon LeBlanc

Personnel : DG Stéphane Cyr, adjointe exécutive Ashley Hanks, agente de communication Amy Paradis, agente du développement communautaire Réanne Flynn, gérante des loisirs Réanne Titus, directrice du développement communautaire Pam Doucet et gérant du tourisme Larry Peach

Présentateurs : Aucun

ABSENT :

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1) Appel à l’ordre
Le préfet Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19 h.

2) (a) Adoption de l’ordre du jour

Le préfet Ronnie LeBlanc demande que le point suivant soit ajouté à l’ordre du jour :

  • 8.3 Négociations contractuelles, à la session à huis clos

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que l’ordre du jour soit approuvé avec l’ajout susmentionné.
MOTION ADOPTÉE

(b) Déclaration de conflit d’intérêt
Le préfet Ronnie LeBlanc demande s’il y a déclaration de conflit d’intérêt.

Le sous-préfet Nil Doucet déclare un conflit d’intérêt avec le point 6.9 Demande de financement – École secondaire de Clare.

3) Présentations
Aucune.

4) Rapports des employé(e)s
4.1 Bilan, Gran Fondo 2018 – agente du développement communautaire Réanne Flynn
Réanne Flynn donne un aperçu financier de l’édition 2018 du Gran Fondo Baie Sainte-Marie (voir le document ci-joint).

Des entreprises commanditaires éventuelles continuent de démontrer un grand intérêt pour l’événement. Étant donné le succès relatif de l’événement, des efforts sont déployés pour trouver de nouvelles grandes entreprises commanditaires afin que l’événement puisse continuer à prendre de l’ampleur.

Pour ce qui est de l’édition 2019 du Gran Fondo, le comité organisateur est confiant qu’il peut réduire le budget de marketing pour l’année en cours vu le matériel de marketing existant et la reconnaissance de la marque qui s’est développée au cours des dernières années. Cela dit, le budget d’accueil demeurera pratiquement inchangé par rapport à celui de 2018 puisque l’accueil est perçu comme étant l’élément central de l’expérience du Gran Fondo et la clé de la réussite de l’événement.

Le conseiller Thibault demande si le prix d’inscription pourrait être augmenté pour aider à compenser les coûts. Les trois dernières années, le prix d’inscription a été fixé à 99 $. Les membres du comité hésitent à augmenter le prix, car ils sont d’avis que celui de 99 $ représente bien ce que les participants seraient prêts à payer pour un événement de cette envergure.

Le sous-préfet Nil Doucet mentionne que les retombées économiques engendrées par le Gran Fondo sont importantes et ne devraient pas être oubliées. Le conseil est d’accord et remercie les membres du comité pour leur travail.

Durant la session spéciale du conseil du 9 avril 2018, le conseil a approuvé l’octroi d’une subvention de 15 000 $ au Gran Fondo Baie Sainte-Marie. Il a toutefois décidé que, comme condition à cette subvention, le comité aurait accès (au besoin) à la somme de 10 000 $, et l’accès au 5 000 $ restant serait accordé sous réserve de l’approbation du conseil. D’après l’aperçu présenté par Mlle Flynn, le Gran Fondo 2018 a accusé une perte opérationnelle de 11 237,64 $ avant toute contribution de la Municipalité. Après avoir déduit le 10 000 $ susmentionné, le comité demande l’approbation de la somme restante de 1 237,64 $. La motion suivante est faite :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que selon les délibérations du 9 avril 2018, dans le cadre desquelles il a été conclu que toute demande de contribution excédant 10 000 $ doit faire l’objet de l’approbation du conseil, le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de débloquer un montant supplémentaire de 1 237,64 $ pour le Gran Fondo Baie Sainte-Marie 2018.
MOTION ADOPTÉE

4.2 Examen des critères d’admissibilité et du formulaire de demande, subventions des services de loisirs – gérante des loisirs Réanne Titus
Le personnel est présentement en train de revoir les formulaires de demande pour les subventions des loisirs de la Municipalité. Le but de l’exercice est d’accroître la clarté des documents et faciliter leur utilisation. Une grille d’évaluation a également été créée pour guider les employé.e.s et assurer un processus d’évaluation uniforme et transparent.

Le conseil considère favorablement les changements proposés au formulaire. On invite les conseillers qui souhaitent faire des commentaires additionnels à les envoyer directement à la gérante des loisirs pour considération. Les nouveaux formulaires seront utilisés dans le cadre du processus annuel de demande, qui devrait être lancé au début de l’exercice financier 2019-2020.

4.3 Rapport financier – directeur général Stéphane Cyr
Le DG présente un aperçu de la position financière de la Municipalité (voir le rapport ci- joint).

5) Affaires découlant des réunions précédentes
5.1 Arrêté sur les subdivisions
Il n’y a, à l’heure actuelle, aucun arrêté sur les subdivisions dans la Municipalité de Clare. Les personnes qui souhaitent subdiviser leur terrain doivent nécessairement suivre les règlements provinciaux. Le fait qu’il n’y ait aucun arrêté municipal et que l’on doive se fier aux règlements provinciaux a suscité de nombreux débats récemment, surtout lorsque le terrain en question se trouve sur des chemins publics non entretenus ou des chemins « k ». Afin de remédier à cette situation et de faciliter le développement de subdivisions à l’avenir, le Comité d’arrêtés municipaux, en collaboration avec le DG et l’avocate de la Municipalité, Lynette Muise, a rédigé un arrêté sur les subdivisions qu’il soumet au conseil pour examen. Cet arrêté est fondé sur les meilleures pratiques figurant dans les arrêtés municipaux sur les subdivisions en vigueur dans le sud-ouest de la Nouvelle-Écosse et l’on croit qu’il est bien adapté pour la Municipalité de Clare. On invite les membres du conseil à soumettre au DG leurs questions et/ou leurs préoccupations concernant l’arrêté sur les subdivisions proposé. Si aucune question ou préoccupation n’est reçue, l’arrêté proposé sera présenté en première lecture à la réunion régulière du conseil du 20 février 2019.

5.2 Logement pour les aînés, Havelock
En décembre 2015, le conseil avait accepté d’envoyer une lettre à Housing Nova Scotia pour explorer des possibilités de logements pour personnes âgées à Havelock. Réanne Flynn, agente du développement communautaire, a depuis essayé à plusieurs reprises de communiquer avec Housing Nova Scotia pour obtenir des mises à jour sur le dossier, sans succès. Le préfet et le DG se sont récemment réunis avec des représentants de Housing Nova Scotia pour discuter des besoins en logement et des possibilités au sein de la Municipalité. Dans le cadre de cette rencontre, les représentants de Housing Nova Scotia ont indiqué que la demande faite en 2015 concernant les logements pour personnes âgées à Havelock relève de la Housing Authority et que malheureusement, celle-ci n’a actuellement aucun projet de construire de nouveaux édifices. Elle consacre plutôt ses efforts à rénover et améliorer les biens immobiliers qu’elle possède déjà.

6) Nouvelles affaires
6.1 Demande pour une lettre d’appui – Upper Clements Park Society
La Upper Clements Park Society demande une lettre d’appui de la Municipalité de Clare pour soutenir ses efforts dans l’obtention de fonds de la province de la Nouvelle-Écosse pour ses dépenses de capital et d’exploitation. Plus précisément, la société demande la somme de 50 000 $ pour soutenir ses activités jusqu’en avril 2019, la somme de 100 000 $ pour soutenir ses activités d’avril 2019 jusqu’à l’ouverture du parc, et la somme de 260 000 $ pour des matériaux de construction nécessaires pour développer un partenariat pour la création d’emplois prévu avec Nouvelle-Écosse au travail dans le cadre duquel de 10 à 12 personnes seraient employées pour effectuer diverses réparations aux installations au cours d’une période d’une année. Le parc Upper Clements attire de nombreux visiteurs dans la région, embauche plusieurs résidents des comtés d’Annapolis et de Digby (y compris Clare) et contribue de façon appréciable au bien-être économique de la région. Par conséquent, le conseil fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’écrire une lettre d’appui pour la demande de financement provincial de la Upper Clements Parks Society afin de défrayer les coûts associés aux opérations et à l’amélioration des infrastructures des parcs.
MOTION ADOPTÉE

6.2 Vente pour non-paiement des impôts par soumission – Southwest Eco Energy Ltd.
La vente pour non-paiement des impôts par soumission a pris fin le 18 janvier 2019. Le seul soumissionnaire était Tri-County Storage Ltd., avec une soumission de 10 510 $. Puisque Southwest Eco Energy Ltd. doit 104 690,56 $ + TVH d’impôt à la Municipalité et que la valeur imposable du terrain et des biens en question est beaucoup plus élevée, le conseil vote le rejet de l’offre. La propriété sera de nouveau mise en vente pour non-paiement des impôts le 9 mars 2019. Le DG communiquera avec les dirigeants de Tri-County Storage Ltd. pour leur informer de la décision du conseil.

6.3 Parc à Meteghan – fermeture temporaire
En raison d’actes de vandalisme commis récemment, le parc à Meteghan est temporairement fermé. Harold Boudreau a indiqué que les réparations nécessaires seront faites plus tard ce printemps, quand les conditions météorologiques le permettront. M. Boudreau a également mentionné qu’à la suite de cet acte de vandalisme insensé et de la fermeture subséquente du parc, il a reçu un appui incroyable des membres de la communauté, y compris plusieurs offres pour donner un coup de main avec les réparations requises afin de rouvrir le parc. Le conseil fait également part de son soutien à M. Boudreau ainsi que de sa volonté d’aider au besoin.

6.4 Rémunération du conseil – comité consultatif
La question des honoraires du conseil est contestée depuis que les changements ont été mis en vigueur par l’ARC le 1er janvier 2019. En réaction à cette question, la Municipalité de Bridgewater a mis sur pied un comité, composé de membres de la communauté et d’anciens conseillers, pour recommander le niveau de rémunération des membres du conseil. Le conseiller Hill croit que cette approche pourrait avoir du mérite en allant de l’avant avec la question. Le DG communiquera avec des représentants de Bridgewater et fera un suivi auprès du conseil à une date ultérieure.

6.5 Demande de financement – centre communautaire de Havelock
Le centre communautaire de Havelock demande de l’aide de la Municipalité pour réparer des dommages à leur installation causés par trois introductions par effraction qui ont eu lieu au cours des dernières semaines. L’inspecteur des bâtiments devrait visiter le site pour évaluer les dommages, qu’on pense être relativement mineurs. En tant que propriétaire du centre, la Municipalité s’assurera que les réparations requises sont effectuées en temps opportun.

6.6 Demande de financement – 2019 Woodland Conferences
Le DG fait la lecture d’une lettre des Woodland Conferences de 2019 (voir la lettre ci-jointe).

Étant donné que plusieurs propriétaires de boisés de Clare participeront à la conférence, le conseil fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accorder une commandite de 500 $ au 2019 Woodland Conferences (Western Conference).
MOTION ADOPTÉE

6.7 FCM – conférence annuelle 2019
La conférence annuelle 2019 de la FCM aura lieu à la ville de Québec du 30 mai au 2 juin 2019. On demande aux conseillers qui souhaitent y participer d’en informer le DG le plus tôt possible pour que les dispositions de voyage puissent être prises.

6.8 Demande de financement – Weymouth Amateur Athletic Association
La Weymouth Amateur Athletic Association demande 5 000 $ de la Municipalité de Clare et de la Municipalité de Digby pour construire des toilettes accessibles en fauteuil roulant, une petite salle de réunion et un espace de rangement supplémentaire pour entreposer de l’équipement au champ Cricket Field. Le champ est beaucoup utilisé par des résidents des deux municipalités. Bien que l’on pense que le projet soit fondé, on ne sait pas si le montant demandé est de 5 000 $ qui sera divisé en parts égales entre les deux municipalités ou de 5 000 $ par municipalité. Le DG communiquera avec l’Association pour obtenir des précisions et fera part au conseil des informations obtenues à la réunion du 20 février 2019.

6.9 Demande de financement – École secondaire de Clare
L’École secondaire de Clare (ESDC) demande 1 500 $ pour l’aider à acheter un appareil d’entraînement de badminton (BK Knight Trainer Pro). Le prix de détail de l’appareil est de 6 000 $. Le reste du financement, d’un montant de 4 500 $, a été confirmé par l’Université Sainte-Anne, le CSAP (y compris l’ESDC) et le Conseil de santé de Clare. De plus, l’ESDC a confirmé que la Municipalité aurait accès à l’appareil. La gérante des loisirs a examiné la proposition et elle est de l’avis que l’achat ajoutera de la valeur à sa programmation d’été. Le conseil fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accorder une subvention de 1 500 $ à l’École secondaire de Clare afin d’acheter un appareil d’entraînement de badminton (BK Knight Trainer Pro).
MOTION ADOPTÉE

7) Questions et commentaires du public
Aucune.

8) Session à huis clos

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujets discutés :
8.1 Acquisition et vente de propriété municipale – Ecoparc
8.2 Location de propriété municipale – Centre de santé de Clare
8.3 Négociations contractuelles

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la proposition soumise par Wood Environment & Infrastructure Solutions au montant de 13 477 $ plus TVH, pour la réalisation d’une évaluation environnementale améliorée de site (phase I) à l’Ecoparc à Meteghan, en Nouvelle-Écosse (NIP 30319917, NIP 30088025, NIP 30276776 et NIP 30087985).
MOTION ADOPTÉE

9) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le 6 mars 2019 à 19 h.

10) Ajournement
Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet d’ajourner la réunion à 21 h 50.

Soumis par :

Ashley Hanks,
adjointe exécutive

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