Réunion du comité du conseil

Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Le mercredi 6 mars 2019 à 19 h

PRÉSENTS : Conseil : préfet Ronnie LeBlanc, conseillers Danny Hill, Hector Thibault, Carl Deveau, Brian Comeau, Eric Pothier et Yvon LeBlanc
Personnel : DG Stéphane Cyr, adjointe exécutive Ashley Hanks, directrice des finances Ginette Cheff, agente de communication Amy Paradis et gérant du tourisme Larry Peach
Présentateurs : Hal Theriault, Stacey Doucette et Stéphanie St-Pierre

ABSENT : sous-préfet Nil Doucet

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1) Appel à l’ordre
Le préfet Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19 h.

2) (a) Adoption de l’ordre du jour
Le conseiller Brian Comeau demande que le point suivant soit ajouté à l’ordre du jour :

  • 6.4 Mise à jour – chemin de la Montagne

Le DG demande que les points suivants soient ajoutés à l’ordre du jour :

  • 8.4 Ecoparc
  • 8.5 Ancienne école élémentaire Saint-Albert

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que l’ordre du jour soit approuvé avec les ajouts susmentionnés.
MOTION ADOPTÉE

(b) Déclaration de conflit d’intérêt
Le préfet Ronnie LeBlanc demande s’il y a déclaration de conflit d’intérêt.
Aucune déclaration n’est faite.

3) Présentations
3.1 The Electric City/La Nouvelle France Society – Hal Theriault et Stacey Doucette
M. Hal Theriault et M. Stacey Doucette sont membres de The Electric City/La Nouvelle France Society. La société faisait initialement partie du Weymouth Waterfront Development Committee, mais elle est maintenant un organisme à but non lucratif distinct. Le mandat de la société est de préserver et de promouvoir l’histoire de la Nouvelle France, y compris celle des différentes cultures qui ont travaillé en collaboration et contribué à son développement. Pour ce faire, la Société prévoit construire un nouveau centre d’interprétation à Weymouth et éventuellement offrir des visites guidées du site original. La société demande 5 000 $ du conseil pour l’aider à développer un plan d’affaires dans le cadre de ses efforts de planification en vue de la réalisation du projet.

Le conseil remercie M. Theriault et M. Doucette pour leur présentation et leur indique qu’il prendra leur demande en considération.

3.2 Mise en valeur du patrimoine culturel et historique des Acadiens et Acadiennes de la Nouvelle-Écosse – Stéphanie St-Pierre
Mlle Stéphanie St-Pierre, directrice par intérim du Centre Acadien, propose un projet en trois phases entre l’Université Sainte-Anne, la Municipalité d’Argyle et la Municipalité de Clare qui serait axé sur la création de nouveau contenu historique et la présentation de celui-ci sur le site Web et l’application de Historic Nova Scotia, afin d’enrichir la culture et l’histoire des communautés acadiennes. Ce projet viendrait s’ajouter à la gamme de produits touristiques déjà offerts par la Municipalité et serait vraisemblablement un atout pour le CMA 2024, s’il est tenu dans les régions de Clare et d’Argyle.

Mlle St-Pierre fait une demande de financement par l’entremise du programme Jeunesse Canada au travail pour payer 75 % du financement requis pour verser des salaires à trois étudiant.e.s et un.e superviseur.e. Le 25 % restant serait financé par les trois partenaires. Si elle n’obtient pas le financement de Jeunesse Canada au travail, le projet se réalisera quand même, mais avec un.e étudiant.e seulement. Mlle St-Pierre demande 7 897,02 $ du conseil pour aider à financer la phase 1 du projet.

Le conseil remercie Mlle St-Pierre pour sa présentation et lui indique qu’il prendra sa demande en considération.

4) Rapports des employé(e)s
4.1 Rapport financier – directrice des finances Ginette Cheff
La directrice des finances, Ginette Cheff, présente un aperçu de la position financière de la Municipalité (voir le rapport ci-joint).

4.2 Redevances de déversement – taux pour 2019-2020 – directrice des finances Ginette Cheff
La directrice des finances, Ginette Cheff, présente un aperçu des redevances de déversement en vigueur à la Municipalité ainsi que les redevances proposées pour 2019-2020 (voir le document ci-joint). 

Le conseil décide de différer sa décision sur l’augmentation proposée de la redevance commerciale jusqu’à ce que l’examen du budget opérationnel pour 2019-2020 ait été effectué.

5) Affaires découlant des réunions précédentes
5.1 Politiques des ressources humaines
Avec l’aide de Wickwire Holm, la Municipalité a mis à jour et modernisé ses politiques en matière de ressources humaines. Le DG et d’autres membres du comité de gestion ont examiné les politiques ; ils les recommandent maintenant au conseil pour examen et approbation.

Le préfet demande que les changements suivants soient apportés :

  • Section 5 – Que le recours aux organismes de recherche soit approuvé uniquement par le conseil (particulièrement lors de la dotation du poste de direction générale)
  • Section 5 – Que le conseil participe au processus d’entrevue uniquement pour le poste de direction générale. Les entrevues pour les postes de cadre supérieur seront menées par la direction générale et un.e ou des représentant.e.s désigné.e.s
  • Section 18 – Que le DG consulte l’Association of Municipal Administrators of Nova Scotia (AMANS) relativement aux politiques en vigueur régissant le paiement des congés de maladie inutilisés au moment du départ à la retraite.

Le DG apportera les changements susmentionnés et informera le conseil, à la réunion du 20 mars, du résultat de ses discussions avec l’AMANS et ses membres. Aucune autre modification n’est demandée. De façon générale, le conseil est satisfait des nouvelles politiques.

5.2 Représentant(e) de la communauté – Western Regional Housing Authority
Mariette Byzewski a rempli deux mandats consécutifs au sein du conseil d’administration de la Western Regional Housing Authority et donc démissionnera en mars 2019. À la demande de la Western Regional Housing Authority, la Municipalité a fait paraître dans le Clare Shopper et Le Courrier de la Nouvelle-Écosse ainsi que sur les médias sociaux de la Municipalité une annonce pour trouver des personnes intéressées à doter le poste. Une seule demande a été reçue, de Denise LeBlanc, l’actuelle présidente du comité consultatif de la police de la Municipalité. Le conseil est d’accord que Mme LeBlanc constitue un bon choix pour ce poste et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de nommer Denise LeBlanc comme représentante de la communauté de Clare au conseil d’administration de la Western Regional Housing Authority.
MOTION ADOPTÉE

6) Nouvelles affaires
6.1 Yarmouth Hospital Foundation – conseil d’administration
Le mandat du conseiller Danny Hill au conseil d’administration de la Yarmouth Hospital Foundation prendra fin en juin. Il est admissible pour un deuxième mandat ; cependant, en raison de ses obligations de travail, il éprouve des difficultés à participer aux réunions. Le conseiller Hill demande donc respectueusement qu’un autre conseiller le remplace. Le préfet LeBlanc exprime de l’intérêt à se joindre au conseil d’administration. Le conseiller Carl Deveau demande qu’un examen global de la participation aux comités soit mené. Le conseil est d’accord. Le DG ajoutera l’examen à l’ordre du jour de la réunion du comité du conseil du 3 avril 2019. Une recommandation par rapport à la nomination au conseil d’administration de la Yarmouth Hospital Foundation sera faite à la suite de cet examen.

6.2 Mandat – Comité de vérification
Conformément aux meilleures pratiques reconnues, le DG a rédigé une ébauche du mandat du Comité de vérification. Le document a été examiné et approuvé par la directrice des finances, le vérificateur de la Municipalité et les membres du Comité de vérification. Il est donc maintenant présenté au conseil pour approbation. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’approuver le mandat du Comité de vérification tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

6.3 Demande de financement – Seniors en sécurité
La Municipalité a reçu une demande de renouvellement du financement de Seniors en sécurité. Le conseil s’était engagé à fournir au groupe du financement sur trois ans, lequel prendra fin le 31 mars 2019. Séniors en sécurité joue un rôle essentiel dans la Municipalité et travaille en étroite collaboration avec la GRC et les services de santé d’urgence pour offrir divers services indispensables aux aînés. Le conseil accorde énormément d’importance au travail accompli par le groupe et fait donc la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accorder une contribution financière de 37 869 $ par an, pour une période de trois ans, à l’Association des seniors en sécurité et que cette contribution soit ajustée annuellement en fonction de l’indice des prix à la consommation (IPC) de l’année précédente.
MOTION ADOPTÉE

6.4 Mise à jour – chemin de la Montagne
Le conseiller Brian Comeau était en train de conduire sur le chemin de la Montagne lorsqu’il s’est retrouvé bloqué par cinq véhicules. Compte tenu des incidents antérieurs sur ce chemin (et des plaintes ultérieures), le conseiller Comeau a téléphoné à la GRC pour signaler l’incident. La GRC l’a remercié et lui a demandé qu’il prenne note de cet incident, car les chemins pour lesquels plusieurs incidents sont signalés sont surveillés plus étroitement. Le conseiller Comeau demande que cet incident soit mentionné à la prochaine réunion du comité consultatif de la police.

7) Questions et commentaires du public
L’agente de communication Amy Paradis informe le conseil que vendredi matin à 6h15, un reportage sur les élèves de l’École secondaire de Clare et leur projet de panneaux d’arrêt bilingues sera diffusé sur Radio-Canada.

8) Session à huis clos

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujets discutés :
8.1 Ressources humaines – évaluation des échelles salariales
8.2 Southwest Eco Energy Limited
8.3 Services d’incendie – évaluation des véhicules
8.4 Ecoparc
8.5 Ancienne école élémentaire Saint-Albert

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter les échelles salariales proposées pour les employés municipaux, pour la période de trois ans commençant le 1er avril 2019 et se terminant le 31 mars 2022.
MOTION ADOPTÉE

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’adopter le rapport intitulé Volunteer Fire Service – Vehicle Assessment Report tel que préparé par Emergency Management & Training Inc.
MOTION ADOPTÉE

9) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le 3 avril 2019 à 19 h.

10) Ajournement
Il est PROPOSÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc d’ajourner la réunion à 23 h.

Soumis par :

Ashley Hanks,

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