Réunion du comité du conseil

Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Le mercredi 5 juin 2019 à 19 h

PRÉSENTS : Conseil : préfet Ronnie LeBlanc, sous-préfet Nil Doucet, conseillers Danny Hill, Eric Pothier, Hector Thibault et Yvon LeBlanc.
Personnel : DG Stéphane Cyr, adjointe exécutive Ashley Hanks et agente de communication Amy Paradis
Présentateurs :
Public : Jennifer Cunningham, résidente de Richfield, Lucille White, résidente de Richfield, Nick Power, président de la CFFA, et Shawn Craven, chef du service d’incendie de Havelock
ABSENTS : conseillers Brian Comeau et Carl Deveau

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1) Appel à l’ordre
Le préfet Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19 h.

2) (a) Adoption de l’ordre du jour

Le préfet Ronnie LeBlanc propose que les changements suivants soient apportés à l’ordre du jour :

  • Déplacer le point 5 – Affaires découlant des réunions précédentes avant le point 4 – Rapports des employé(e)s et ajuster la numérotation en conséquence
  • Déplacer le point 4.3 au point 4.1 et changer le reste de la numérotation en conséquence

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que l’ordre du jour proposé soit approuvé avec les changements susmentionnés.
MOTION ADOPTÉE

(b) Déclaration de conflit d’intérêt
Le préfet Ronnie LeBlanc demande s’il y a déclaration de conflit d’intérêt. Aucune déclaration n’est faite.

3) Présentation
Aucune.

4) Affaires découlant des réunions précédentes
4.1 Service d’incendie de Richfield
Une réunion communautaire a eu lieu à Richfield pour discuter de la fermeture éventuelle du service d’incendie de Richfield, étant donné le manque de pompiers disponibles et le volume d’appels historiquement faible. Les services d’incendie de Havelock et de Hectanooga ont été approchés pour envisager la possibilité de prendre en charge le service d’incendie de Richfield en tant que sous-station de leurs services. Au cours des discussions, une inspection du camion de pompiers à Richfield a été effectuée, et on a découvert que la pompe n’était pas opérationnelle, qu’elle n’avait pas été testée correctement depuis des années et que pour pouvoir la tester, il faudrait d’abord investir environ 10 000 $ pour la réparer. Et tout cela sans garantie qu’elle passerait.

Étant donné cette nouvelle information, le conseil demande à la CFFA d’examiner les deux scénarios suivants et de faire part de ses commentaires au conseil :

1) Garder la station ouverte en tant que sous-station du service d’incendie de Havelock ;
2) Redéfinir les limites territoriales pour s’assurer qu’un autre service d’incendie s’occupe de Richfield.

Une fois que le conseil aura obtenu cette information, une autre réunion publique sera organisée à Richfield pour examiner les conclusions et prendre une décision quant à la meilleure façon d’aller de l’avant.

4.2 Proposition d’amélioration et de prise de contrôle d’un chemin privé – Point Road
Le sous-préfet Nil Doucet fait la lecture d’une déclaration préparée en faveur de la prise en charge demandée du chemin Point Road par la Municipalité. La demande initiale de prise en charge par la Municipalité a été soumise il y a plusieurs années. Les résidents de ce chemin ont investi du temps et des efforts dans ce projet et attendent avec impatience la décision du conseil. Le sous-préfet fait donc la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de prendre en charge le chemin Point Road en tant que chemin municipal.

DISCUSSION SUR LA MOTION
À l’heure actuelle, la Municipalité de Clare n’est propriétaire d’aucun chemin. Lorsque l’arrêté sur l’amélioration et la prise en charge de chemins privés a été adopté en 2005, le ministère des Transports et du Renouvellement de l’infrastructure administrait un programme dans le cadre duquel il assurait l’entretien des routes appartenant aux municipalités au coût annuel de 1 400 $ par kilomètre. Ce programme n’existe plus, et le Ministère essaie activement de renégocier ses contrats en vigueur concernant les routes. De plus, le Service des travaux publics de la Municipalité n’est pas équipé pour assurer l'entretien continu des routes ; s’il prenait les mesures nécessaires pour l’être, cela alourdirait le fardeau financier des résidents de la Municipalité. La prise en charge de ce chemin créerait aussi un précédent et engendrerait sûrement d’autres demandes de prise en charge, ce qui exercerait des pressions sur le personnel de la Municipalité et élèverait le fardeau des contribuables municipaux. Des exemples de ceci sont courants dans plusieurs municipalités de la province ; en fait, des discussions actives entre la NSFM et le gouvernement de la Nouvelle-Écosse sont actuellement en cours à cet égard.

Après avoir examiné le dossier en profondeur, le Comité des arrêtés municipaux n'est toujours pas convaincu que le refus de la Municipalité de prendre en charge ce chemin entravera le développement résidentiel et commercial futur. Ainsi, le Comité recommande à la Municipalité de ne pas prendre en charge le chemin.
MOTION REJETÉE

4.3 Révision de la composition des comités – Yarmouth Hospital Foundation
En raison de ses obligations de travail, le conseiller Danny Hill n’est plus en mesure d’assister aux réunions de la Yarmouth Hospital Foundation. Il demande donc respectueusement que quelqu’un le remplace au conseil d’administration de la Fondation. Le préfet Ronnie LeBlanc offre de le remplacer.

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de nommer le préfet Ronnie LeBlanc comme membre du conseil d’administration de la Yarmouth Hospital Foundation.
MOTION ADOPTÉE

5) Rapports des employé(e)s
Budget en capital 2019-2020 – directeur général, Stéphane Cyr
Le DG présente une version révisée du budget en capital proposé pour 2019-2020, pour examen par le conseil. Le budget est fortement axé sur les investissements dans les infrastructures municipales existantes. Bien que le préfet LeBlanc aimerait voir plus de projets communautaires dans le budget, il est d’avis que celui-ci contient de nombreux points positifs. Le conseil demande des précisions sur quelques investissements proposés, que le DG fournit. Le conseil se montre favorable aux changements recommandés et adopte la motion suivante, tout en sachant que d’autres discussions sur le budget pourraient avoir lieu à la réunion du conseil du 19 juin :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’approuver le budget en capital 2019-2020 tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

6) Nouvelles affaires
6.1 Protocole pour les drapeaux
À la suite du succès de la cérémonie de levée du drapeau du 15 mai 2019, le conseil a demandé une politique officielle sur le déploiement de drapeaux. L’agente de communication, Amy Paradis, a rédigé une politique, qu’elle a soumis au conseil pour examen. Cette ébauche de politique est basée sur des politiques en vigueur des gouvernements fédéral et provincial et suit de près l’étiquette de Patrimoine canadien. Ayant examiné la politique, le conseil adopte la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR sous-préfet Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’approuver la politique sur le déploiement de drapeaux telle qu’elle est présentée.
MOTION ADOPTÉE

6.2 Carte de crédit de la Municipalité – révision de la limite de crédit
La limite cumulative sur la carte de crédit de la Municipalité est actuellement établie à 10 000 $. Quatre membres du personnel détiennent actuellement une carte ; toutefois, seulement deux de ces membres ont accès au plein montant. La limite des deux autres cartes est fixée à 2 000 $. Sur le plan administratif, la limite actuelle pose des problèmes d'approvisionnement, car le personnel des finances doit souvent jongler avec l’achat d’articles au moyen de ces cartes et/ou effectuer des paiements provisoires (par opposition à des paiements mensuels) afin de permettre l’utilisation continue des cartes dans le cadre des opérations municipales courantes. Afin de résoudre ce problème, le DG et la directrice des finances recommandent tous les deux que la limite cumulative passe 10 000 $ à 25 000 $. Les limites individuelles pour le personnel demeureront inchangées. Le conseil est d’accord que la limite actuelle est trop basse et adopte la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’augmenter la limite de la carte de crédit de la Municipalité à 25 000 $.
MOTION ADOPTÉE

6.3 Présentation au CSAP
Compte tenu de l'importance grandissante de l'immigration pour la croissance et la durabilité des communautés rurales, et de la récente désignation de la Municipalité comme l'une des 14 communautés francophones les plus accueillantes au Canada, le préfet demande l'approbation du conseil pour permettre au directeur général ainsi qu’à lui-même de faire une présentation au conseil d'administration du CSAP à sa réunion du 22 juin 2019. La présentation portera sur la politique du CSAP (politique 501) qui régit les critères d’admission. Le conseil adopte la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de permettre au préfet et au directeur général de faire une présentation au conseil d’administration du Conseil scolaire acadien provincial lors de sa réunion du 22 juin 2019, quant à la politique 501 qui régit les critères d'admission.
MOTION ADOPTÉE

6.4 Initiative des communautés francophones accueillantes – Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
La Municipalité de Clare a été désignée comme l'une des 14 communautés francophones les plus accueillantes au Canada. En recevant cet honneur, la Municipalité doit soumettre un plan d'action en matière d'immigration axé sur l'attraction et la rétention. Le financement pour la mise en œuvre des activités contenues dans le plan sera basé sur un examen effectué par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), qui a mis de côté un total de 12,6 millions de dollars, à débourser sur 3 ans parmi les 14 communautés. Bien que la Fédération acadienne de la Nouvelle-Écosse ait nommé la Municipalité pour cet honneur, il ne s’agit toutefois pas d’un projet municipal. Les intervenants du projet sont en train d’examiner la gouvernance du projet et finaliseront celle-ci sous peu, dans le but de soumettre le plan d'action susmentionné d'ici septembre 2019.

6.5 Lettre au ministère des Transports et du Renouvellement de l’infrastructure – route 340
Le comité organisateur du Gran Fondo demande respectueusement au conseil d'envoyer une lettre au ministère des Transports et du Renouvellement de l'infrastructure de la Nouvelle-Écosse pour lui demander d’accorder la priorité aux travaux de réparation nécessaires sur un tronçon de route de 7 kilomètres à l'intersection du chemin Patrice et de la route 340, en direction ouest sur la route 340. Le conseil adopte la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR sous-préfet Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’écrire une lettre au ministère des Transports et du Renouvellement de l’infrastructure de la Nouvelle-Écosse pour lui demander de prioriser les travaux de réparation nécessaires sur une section de route de 7 kilomètres à l'intersection du chemin Patrice et de la route 340, en direction ouest sur la route 340.
MOTION ADOPTÉE

6.6 Cedarwood Lake Road et Green Road, New Tusket
Le conseiller Danny Hill a été approché par des résidents des chemins Cedarwood Lake Road et Green Road, concernant l'état de la route ainsi que le manque de panneaux de signalisation appropriés. Le manque de panneaux est particulièrement problématique, car il a déjà causé des problèmes à des ambulanciers qui répondaient à un appel. Le conseiller Hill demande au conseil d’envoyer une lettre au ministère des Transports et du Renouvellement de l’infrastructure de la Nouvelle-Écosse pour lui demander d’améliorer l’état de la route et d’installer des panneaux de signalisation appropriés. Le conseil adopte la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR sous-préfet Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’écrire une lettre au ministère des Transports et du Renouvellement de l’infrastructure de la Nouvelle-Écosse pour lui demander d’effectuer les travaux de réparation nécessaires et d’installer des panneaux de signalisation appropriés pour les chemins Cedarwood Lake Road et Green Road à New Tusket.
MOTION ADOPTÉE

7) Questions et commentaires du public
Jennifer Cunningham fait part de ses préoccupations concernant la fermeture du service d’incendie de Richfield et les répercussions que cette fermeture pourrait avoir sur ses deux immeubles et ses primes d’assurance. Mme Cunningham croit que la communauté serait mieux servie par Carleton (Municipalité de Yarmouth) plutôt que par une sous-station de Havelock ou de Hectanooga.

Lucille White demande au conseil une liste des logements à Richfield ainsi que les évaluations fiscales pour Richfield. Le conseil rassemblera cette information et la transmettra à Mme White.

Le président de la CFFA, Nick Power, souligne que la CFFA a les meilleurs intérêts des résidents de Richfield à cœur en ce qui concerne la protection contre les incendies et que l'Association travaille à trouver une solution pour la protection contre les incendies. Dès que les recommandations auront été finalisées, elles seront présentées au conseil.

Shawn Craven (service d’incendie de Havelock) a confirmé auprès du service de répartition de Digby qu’il n’y a actuellement aucune entente d’aide automatique ou d’aide mutuelle avec le service d’incendie de Richfield et que le service d’incendie de Richfield ne serait pas en mesure de répondre à des appels puisque son camion ne fonctionne pas. Les autres services d’incendie reçoivent un appel seulement si les appels au service d'incendie de Richfield restent sans réponse après trois tentatives. Cela va directement à l’encontre de l’information fournie au préalable par le service d’incendie de Richfield.

8) Session à huis clos

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujets discutés :
8.1 Ancienne école élémentaire Saint-Albert
8.2 Ressources humaines

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

9) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le 3 juillet 2019 à 19 h.

10) Ajournement
Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet d’ajourner la réunion à 21 h 30.

Soumis par :

Ashley Hanks,
adjointe exécutive

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