Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Le mercredi 4 mars 2020 à 19 h

PRÉSENTS : Conseil : préfet Ronnie LeBlanc, conseillers Hector Thibault, Brian Comeau, Yvon LeBlanc, Eric Pothier, Danny Hill et Carl Deveau
Personnel : DG Stéphane Cyr, directrice des finances Ginette Cheff, adjointe exécutive Ashley Hanks et agente de communication Amy Paradis
Présentateurs : Philippe Gaudet et André LeBlanc

ABSENT: sous-préfet Nil Doucet


1) Appel à l’ordre
Le préfet Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19 h.

2) (a) Adoption de l’ordre du jour 
Le préfet LeBlanc demande que l’ajout et la modification qui suivent soient faits à l’ordre du jour :

  • 6.13 Chemin Point Road Administration Association – Demande en vertu de l’arrêté no34
  • 6.10 Devrait être Demande de garde-corps – chemin Hilltown Cross

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que l’ordre du jour soit adopté avec la modification et l’ajout susmentionnés.
MOTION ADOPTÉE          

(b) Déclaration de conflit d’intérêts
Le préfet Ronnie LeBlanc demande s’il y a déclaration de conflit d’intérêts.

Aucune déclaration n’est faite.

3) Présentations
3.1 Championnat de barbecue du Canada atlantique – Philippe Gaudet et André LeBlanc
Le championnat de barbecue du Canada atlantique, qui est sanctionné par la Kansas City Barbeque Society (KCBS), est le premier événement du genre au Canada atlantique. Cet événement aura lieu du 14 au 16 août 2020 à l’Université Sainte-Anne et s’ajoutera à la programmation du Festival acadien. Il y a déjà sept équipes qui sont inscrites. Lorsqu’il y aura dix équipes, l’événement deviendra un événement de qualification pour le American Royale World Series of BBQ et le Jack Daniel’s World Championship Invitational Barbecue Championship, et attirera donc des groupes de partout en Amérique du Nord. Les organisateurs de l’événement s’attendent à accueillir 2 500 participants pendant les trois jours. De plus amples renseignements sur l’événement se trouvent au https://fr.atlanticcanadabbq.com/.

Pour accueillir l’événement, les organisateurs ont besoin d’équipement pour se conformer aux règlements sur la santé et la sécurité alimentaire. Ainsi, M. LeBlanc et M. Gaudet, au nom du championnat de barbecue du Canada atlantique, demandent au conseil un montant de 5 000 $ pour l’aider à acheter l’équipement nécessaire.

Le préfet LeBlanc remercie le groupe pour sa présentation. Le conseil va examiner sa demande et fournir une réponse d’ici deux semaines.

4) Rapports des employé(e)s
4.1 Rapport financier – directrice des finances Ginette Cheff
La directrice des finances, Ginette Cheff, présente un aperçu de la position financière de la Municipalité (voir le rapport ci-joint).

Même si chaque année la Municipalité met des fonds de côté pour des projets d’immobilisations éventuels à l’Université Sainte-Anne, il est recommandé qu’une nouvelle réserve soit créée spécifiquement pour l’Université Sainte-Anne pour bien refléter l’allocation de ces fonds. Le DG et les vérificateurs de la Municipalité sont d’accord avec cette recommandation. Si le conseil est aussi d’accord de créer cette réserve, 50 000 $ – soit 25 000 $ pour chacun des exercices financiers 2018-2019 et 2019-2020 – seront transférés immédiatement à la réserve.

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR conseiller Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de créer une réserve pour des projets d’immobilisations éventuels à l’Université Sainte-Anne et que 50 000 $, ce qui représente 25 000 $ pour les exercices financiers de 2018-2019 et de 2019-2020, soient transférés à la réserve.
MOTION ADOPTÉE

4.2 Programme de gestion des biens
La province de la Nouvelle-Écosse continue d’encourager fortement les municipalités à suivre une formation en gestion des biens et de créer un plan de gestion des biens. Cela deviendra probablement une condition pour accéder aux fonds de la taxe sur l’essence. L’Atlantic Infrastructure Management Network (AIM) offre de nouveau son programme de cohorte de gestion des biens. Des anciens participants, y compris des représentants des municipalités de Yarmouth et d’Argyle, ont trouvé le programme utile. Pour ces raisons, la Municipalité de Clare aimerait y participer. Ce programme de 18 mois coûte 7 500 $, et il est admissible aux fonds de la taxe sur l’essence. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de participer au programme de cohorte de gestion des biens tel qu’offert par l’Atlantic Infrastructure Management Network, et que les frais d’inscription de 7 500 $ soient pris de la réserve de la taxe sur l’essence de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE

5) Affaires découlant des réunions précédentes
5.1 Projets d’immobilisations 2020-2021
Le DG présente au conseil, pour son examen, une liste de projets d’immobilisations qui pourraient faire partie du budget d’immobilisations 2020-2021 de la Municipalité. Puisque des investissements considérables sont prévus pour le projet d’Internet rural, le conseil préfère limiter ses investissements d’immobilisations à quelques autres projets d’immobilisations. À la lumière de cette rétroaction, le DG et la directrice des finances vont préparer une ébauche du budget d’immobilisations, qui sera présentée au conseil en avril 2020.

6) Nouvelles affaires
6.1 Dangereux et inesthétique
Le DG donne une mise à jour sur deux propriétés signalées par les conseillers Brian Comeau et Danny Hill. Les deux propriétés sont jugées dangereuses par l’inspecteur des bâtiments. Des lettres seront envoyées aux propriétaires respectifs. Une troisième propriété identifiée par le conseiller Thibault sera bientôt évaluée.

Le préfet Ronnie LeBlanc a été contacté par rapport à un site dans son district qui pourrait être dangereux et inesthétique. Le DG va en informer l’inspecteur des bâtiments.

6.2 Défibrillateurs
Il y a environ 800 défibrillateurs disponibles dans la province. Malheureusement, il n’y a pas assez de personnes correctement formées pour les utiliser. Le conseiller Danny Hill aimerait envoyer une lettre à l’honorable Zach Churchill, ministre de l’Éducation et du Développement de la petite enfance, pour demander que des programmes pour enseigner aux élèves comment utiliser des défibrillateurs soient offerts dans les écoles. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :  

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’écrire une lettre à l’honorable Zach Churchill, ministre de l’Éducation et du Développement de la petite enfance, pour demander que des programmes pour enseigner aux élèves comment utiliser des défibrillateurs soient offerts dans les écoles.
MOTION ADOPTÉE

6.3 Comité de vérification
Le comité de vérification s’est rencontré le 11 février 2020. Le département du développement communautaire a présenté son plan de trois ans pour le Gran Fondo Baie Sainte-Marie. La présentation a été bien reçue et après une longue discussion, le comité, en consultation avec le vérificateur municipal, a fait les deux recommandations suivantes :

  1. Éliminer progressivement la contribution municipale au cours des trois prochaines années;
  2. Réviser le budget de 2020 pour refléter la première année de l’élimination progressive de la contribution municipale.

Le DG informe le conseil que le comité du Gran Fondo Baie Sainte-Marie est déjà au courant de ces recommandations et va faire les changements nécessaires.

6.4 Programme de recyclage – Site C et D
On a demandé au DG d’envisager la possibilité d’offrir un programme public de récupération sur le site C et D de la station de transfert de la Municipalité. De tels programmes existent à quelques endroits dans la province, y inclut la Municipalité de Yarmouth. Des discussions ont eu lieu avec l’avocate et le fournisseur d’assurance de la Municipalité, et tous les deux ont exprimé des inquiétudes à cet égard. À l’heure actuelle, il n’y a que trois membres du personnel à la station de transfert. Une de ces personnes est toujours au poste de pesage. Les deux autres sont à la station de transfert la plupart du temps. Lorsque le temps le permet, un membre du personnel s’occupe du site C et D. Le superviseur de la station de transfert et le DG, qui ont discuté de la question, sont d’accord qu’à ce moment-ci il n’y a pas assez d’employés sur place pour offrir un tel programme de manière sécuritaire. De plus, le bois au site C et D se fait actuellement couper en copeaux de bois; il est ensuite utilisé par la Municipalité pour entretenir les nouvelles routes d’accès aux 29 puits sur le site.

Le conseil remercie le DG. Il est d’accord qu’un programme public de récupération au site C et D ne serait pas favorable à ce temps-ci à cause des problèmes de sécurité et du manque de ressources susmentionnés.

6.5 Parc municipal Wentworth
À la demande du conseil, le DG a contacté Upland pour discuter de la possibilité et du coût d’ajouter le parc municipal Wentworth au projet Tourism Public Spaces Development and Improvement. Upland est certainement ouvert à faire cet ajout. Cela coûterait 8 000 $. Ce coût représente une réduction importante car il fait partie d’un plus grand projet; il serait plus élevé si le projet était réalisé indépendamment plus tard.

Le DG ajoute qu’étant donné que le projet a déjà été modifié pour inclure le Centre des anciens combattants et que le budget avait conséquemment augmenté de 20 000 $, il ne recommande pas de demander à l’APÉCA, une deuxième fois, pour du financement supplémentaire. Il recommande plutôt qu’en l’absence de financement provincial, la Municipalité absorbe le coût additionnel de 8 000 $. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’augmenter sa contribution originale à Upland dans le cadre du projet Tourism Public Spaces Development and Improvement de 25 000 $ jusqu’à un montant maximum de 38 000 $ afin de permettre l’inclusion du Centre des anciens combattants et du parc municipal Wentworth.
MOTION ADOPTÉE

6.6 Demande de commandite – Clare Curling Association
La Clare Curling Association a approché la Municipalité avec une demande de commandite. L’Association a été créée par la communauté et elle est encore gérée par des bénévoles. Elle demande rarement du financement de la Municipalité. Pour cette raison, le conseil est prêt à soutenir cette demande. Parmi les possibilités de commandite disponibles, la préférence du conseil serait de parrainer le Summerspiel pendant les cinq prochaines années, puisque la popularité de l’événement donnerait une bonne visibilité à la Municipalité. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Eric Pothier et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’octroyer une commandite annuelle de 500 $ pour les cinq prochaines années à l’appui du Summerspiel de la Clare Curling Association.
MOTION ADOPTÉE

Le préfet LeBlanc suggère qu’une politique sur les commandites soit créée pour guider ces décisions à l’avenir.

6.7 Demande pour le mât communautaire – Société Acadienne de Clare
La Société acadienne de Clare a soumis une demande pour faire flotter le drapeau de la fierté sur le mât communautaire municipal en reconnaissance de la semaine de la fierté, et ce, du 8 au 13 juin 2020. Cette demande est conforme aux conditions stipulées dans la Politique sur le déploiement de drapeaux de la Municipalité. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR conseiller Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’approuver la demande de la Société acadienne de Clare de faire flotter le drapeau de la fierté sur le mât communautaire municipal en reconnaissance de la semaine de la fierté, du 8 juin 2020 jusqu’au et y compris le 13 juin 2020.
MOTION ADOPTÉE

 6.8 Révision à NSCAF – Anse-des-Belliveau
Postes Canada a demandé une clarification sur l’orthographe de « Belliveau Cove », plus spécifiquement si on devrait l’écrire avec une apostrophe « s ». Après une longue recherche et discussion, il a été jugé que l’orthographe correcte est « Belliveau Cove ». Ceci est conforme aux panneaux routiers en place, mais ne correspond pas à l’orthographe employée par le Nova Scotia Civic Address File (NASCAF). Pour assurer l’uniformité, le DG demande au conseil d’envoyer une lettre au NSCAF pour l’informer de l’orthographe correcte de « Belliveau Cove » et lui demander de mettre à jour ses dossiers en conséquence.

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’envoyer une lettre au Nova Scotia Civic Address File (NSCAF) pour l’aviser de l’orthographe correcte de « Belliveau Cove » (version anglaise de l’Anse-des-Belliveau) et lui demander de mettre à jour ses dossiers en conséquence. 
MOTION ADOPTÉE

6.9 Demande de résolution – Villa acadienne
Avec la construction de la nouvelle Villa qui commencera bientôt, le conseil d’administration de la Villa acadienne aimerait éviter toute confusion par rapport à la propriété et à l’exploitation de la Villa. Il cherche donc à dissoudre la société en vertu de la Municipal Housing Corporations Act, tel que conseillé par son avocat. Le conseil recommande la résolution suivante :

ÉTANT DONNÉ QUE :

  1. La Villa Acadienne a été incorporée par la Municipalité conformément au Municipal Housing Corporations Act, RSNS 1989, c 304 (le « MHCA Organization »);
  2. La Villa Acadienne est également une société incorporée conformément au Societies Act, RSNS 1989, c 435 (la « Villa »), qui opère comme foyer de soins spéciaux en vertu du Homes for Special Care Act, RSNS 1989, c 203, et ses régulations;
  3. La MCHA Organization n’opère pas comme foyer des soins spéciaux depuis l’incorporation de la Villa et pour réduire la confusion concernant l’organisation qui gère la Villa;

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande ce qui suit :

  1. Il approuve la dissolution de la MHCA Organization;
  2. Il approuve le transfert par la MCHA Organization de tous ses actifs et passifs existants, s’il en a, à la Villa, à une date et heure à déterminer (le « Transfert »);
  3. Le directeur général de la Municipalité a par la présente l’autorisation et la directive de faire ou d’exécuter toutes les choses et de remettre tous les documents nécessaires à la réalisation de ce transfert.

RÉSOLUTION ADOPTÉE

6.10 Demande de garde-corps – chemin Hilltown Cross

Le conseiller Danny Hill demande qu’une lettre soit envoyée au ministère des Transports et du Renouvellement de l’infrastructure de la Nouvelle-Écosse pour lui demander de réaliser une étude sur une partie du chemin Hilltown Cross en raison de préoccupations liées à la sécurité découlant de l’absence de garde-corps et d’une pente escarpée. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’envoyer une lettre au ministère des Transports et du Renouvellement de l’infrastructure de la Nouvelle-Écosse pour lui demander de réaliser une étude sur une partie du chemin Hilltown Cross en raison de préoccupations de sécurité provenant de l’absence de garde-corps.

MOTION ADOPTÉE

6.11 Transfert de terres – Ancienne école de Richfield
Le DG a été contacté par Lucille White par rapport au transfert possible d’une parcelle de terrain de l’église communautaire de Richfield à la Municipalité pour 1 $. Cette parcelle est le site de l’ancienne école de Richfield, et elle avait été concédée par la Municipalité à la communauté en 1958. Avec la dissolution de l’église communautaire de Richfield, les résidents demandent que le terrain soit transféré de nouveau à la Municipalité pour être transformé en espace vert public. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’acheter une parcelle de terrain (NIP 30376370) de l’église communautaire de Richfield pour 1 $, pour l’utiliser comme parc communautaire en reconnaissance de l’ancienne école de Richfield.
MOTION ADOPTÉE

6.12 Approbation des bureaux de scrutin – Élection municipale et élections scolaires de 2020
Le DG a fait circuler une liste de lieux de vote possibles pour les élections municipales et les élections scolaires de 2020. Le conseil a examiné la liste et est d’accord avec les lieux suggérés, mais il aimerait ajouter un troisième bureau de scrutin à Hectanooga, car les résidents devront conduire trente minutes pour voter. Le DG discutera de l’établissement d’un autre bureau de scrutin dans le district 2 avec la directrice de scrutin de la Municipalité.

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter les emplacements des bureaux de scrutin proposés pour les élections municipales et les élections scolaires de 2020.
MOTION ADOPTÉE

6.13 Chemin Point Road Administration Association – Demande en vertu de l’arrêté no 34
La Municipalité a reçu une demande de la Chemin Point Road Administration Association conformément à l’arrêté municipal 34, un arrêté concernant les frais d’entretien des chemins privés. Le groupe a suivi le processus de demande et leur demande respecte tous les critères de l’arrêté. Selon leur demande, les résidents permanents paieraient 400 $ par an (le montant serait ajouté à leur facture annuelle de taxes municipales) tandis que les résidents saisonniers et les propriétaires de terrains vacants paieraient respectivement 200 $ et 100 $. Ces montants sont basés sur les coûts d’entretien des routes du passé et peuvent être ajustés annuellement. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc et APPUYÉ PAR conseiller Brian Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’approuver la demande de la Chemin Point Road Administration Association, conformément à l’arrêté no 34, un arrêté concernant les frais d’entretien des chemins privés.
MOTION ADOPTÉE

7) Questions et commentaires du public
Aucun.

8) Session à huis clos

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujets discutés :
8.1 Internet rural
8.2 Ressources humaines

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

9) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le 1er avril 2020 à 19 h.

10) Ajournement

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill d’ajourner la réunion à 21 h 30.

Soumis par :
Ashley Hanks,
adjointe exécutive