Municipalité du District de Clare

RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL

Le mercredi 3 février, 2016 à 19h00

PRÉSENTS: Conseil: Préfet, Ronnie LeBlanc, Sous-Préfet Brian Comeau; conseillers, Lester Doucet, Nil Doucet, Hector Thibault, Danny Hill, Russell Comeau et Robert Thibault.
Personnel: Directeur Général, Stéphane Cyr, Adjoint administratif du directeur général, Alain Poirier; Gérant de tourisme, Larry Peach; Gérante des loisirs, Andrea Gaudet; Directrice du développement communautaire, Pam Doucet; Directrice des finances, Connie Saulnier et Avocate, Lynette Muise.
ABSENT: Aucun


1) Appel à l’ordre
Le-Préfet Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19h00.

2) (a) Adoption de l’ordre du jour

Le Préfet Ronnie LeBlanc demande que les points suivants soient ajoutés sous « Nouvelles Affaires » :
     5.6 Prix de mérite pour le bénévole de l’année.
     5.7 Fonctionnaire municipaux – MGA
     5.8 Représentante du Western Regional Housing Authority pour la Municipalité de Clare.
     5.9 Résolution pour emprunt – MFC printemps 2016 financement des obligations.

Le Préfet Ronnie LeBlanc demande que le point suivant soit ajouté sous « Huis Clos » :
    6.3 Directrice du Scrutin pour les élections municipales 2016.

PROPOSÉ PAR le Sous-Préfet Brian Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que l’ordre du jour soit adopté avec les ajouts ci-haut.
MOTION ADOPTÉE

(b) Déclaration de conflit d’intérêt.
Le Préfet Ronnie LeBlanc demande s’il y a quelconque conflits d’intérêts.
Aucun conflit

3) Présentation
3.1 Mise à jour de la situation financière- Connie Saulnier
La directrice des finances présente un rapport soulignant la position financière de la municipalité en date du 31 décembre 2015. Une analyse comparant les dépenses prévus avec les dépenses actuelles a été faite. Les soldes retenus dans les différentes réserves de la Municipalité ont été fourni et paraisse en bonne position. En terme de projection pour la fin de l’année fiscal, la directrice des finances prévoit avoir un surplus budgétaire d’environ 50 000$ (voir pièce-jointe)

4) Affaires découlant des réunions précédentes

4.1 Programme (PACE) – Directrice du développement communautaire
La directrice du développement communautaire présente son rapport concernant le programme proposé PACE (voir pièce-jointe). Dans le cadre de son analyse et dans un but de faire ses recommandations, elle a rencontrée l’inspecteur des bâtiments pour la Municipalité afin de discuter de la tendance dans Clare, elle a également revisé les différents programmes offerts (majoritairement des subventions), elle a consulté une institution financière locale afin d’examiner d’autres outils de financement qui pourraient servir comme alternatif à PACE, et a exploré à la fois les coûts de distribution et la charge supplémentaire de travail pour les employés municipaux, face à un tel programme. En considérant tous ces facteurs, la directrice du développement communautaire recommande que la Municipalité ne poursuive pas la mise en œuvre proposée du programme PACE à ce moment, mais suggère plutôt de travailler envers la promotion de programmes existants pour l’amélioration des bâtiments envers les résidents. Le conseil est en faveur de ces recommandations.

4.2 Projet de redéveloppement Anse des Belliveau – Gérant du Tourisme,Larry Peach
Le gérant de tourisme présente une mise à jour par rapport au projet de redéveloppement de l’Anse des Belliveau, statuant que l’installation proposée inclus dans le projet n’est pas un magasin de bateau mais plutôt un établissement communautaire polyvalent. La proposition sera revisée en conséquence. Suite à cette mise à jour, le gérant de tourisme a présenté un courriel reçu de l’agente d’affaires régionale de l’APÉCA, Brianne LeBlanc, dans lequel celle-ci demande pour des clarifications sur la position de la Municipalité par rapport à l’achat du bateau de M. Jean Belliveau et si celle-ci accepterait de débourser les 150 000$ sur une période de deux (2) ans au lieu de cinq (5) ans, tel qu’il avait été approuvé originalement. À la lumière de cette requête, le conseil confirme que leur engagement de 150 000$ tient toujours, mais qu’il réitère leur manque d’intérêt dans l’achat du bateau. En ce qui concerne la demande de raccourcir la période de distribution des fonds de 5 ans, le conseil opte pour discuter de ce point en session huis clos.

4.3 Sauveteur (euse) à la plage de Mavillette – Gérante des Loisirs, Andrea Gaudet
La gérante des loisirs présente une demande par rapport à l’embauche de sauveteur (es) à la plage de Mavillette pour 2016. Cela représente une dépense récurrente et le montant en question qui est de 9 190.34$ (incluant la TVH), est comparable au coût des années précédentes. Étant donné que le délai pour 2016 arrive à sa fin, elle recommande que la Municipalité procède avec une application pour l’embauche de sauveteur (es) à la plage de Mavillette pour le montant mentionné plus haut. Le conseil acquiesce cette recommandation, statuant l’importance d’un tel service et la popularité de la plage de Mavillette parmi les résidents de Clare et les touristes. Une motion formelle sera faite à la prochaine réunion régulière du conseil.

5) Nouvelle Affaires
5.1 Centre des anciens combattants de Clare – Sous-Préfet Brian Comeau / Directrice du développement communautaire, Pam Doucet.
Le Sous-Préfet partage des détails par rapport à un incident récent à l’entrée du stationnement du Centre des anciens combattants de Clare et questionne si les entrées elle-mêmes ne posent un problème de sécurité potentiel ou non. Il est recommandé que l’inspecteur des bâtiments évalue la situation.

La directrice du développement communautaire donne les détails des rénovations complétées à date au Centre des anciens combattants de Clare et informe le conseil que le coût du projet est sous le montant budgété. Les fonds restants seront orientés vers d’autres articles conformes à la portée du projet approuvé, comprenant un système de son et le retrait de l’ascenseur (actuellement hors service). La possibilité d’avoir un enseigne électronique à l’extérieur du bâtiment a aussi été étudié. Cependant les résultats préliminaires suggèrent que le coût d’un tel enseigne serait significatif et ne relèvent pas du budget disponible pour ce projet. En gardant cela en tête, le conseil recommande qu’un plan d’investissement en capital de 5ans soit fait pour le Centre des anciens combattants de Clare afin de planifier et prioriser les rénovations à venir.

5.2 Processus de nomination de rue
Le directeur général mentionne que des résidents de Meteghan ont exprimé leur intérêt à nommer officiellement l’allée qu’ils partagent. Le nom qui a été considéré est « Dave Jubis Lane ». La majorité des propriétaires qui partagent l’allée ont approuvé le nouveau nom et les documents nécessaires à ce processus ont été fournis au coordonateur de numérotage civique (Gary Sullivan). Le conseil est en faveur du changement de nom proposé. Une motion officielle sera faite à la prochaine réunion régulière du conseil.

5.3 Lumière de rue, District 1, Plébiscite – Nil Doucet
Le conseiller Doucet a été approché par rapport à l’installation de lumières de rue dans son district. Dans le but de mesurer l’intérêt du public pour ces lumières, le conseiller Doucet aimerait consulter les résidents de son district et a approché le conseil pour l’approbation de procéder avec une consultation des résidents. Le conseil est en faveur de la proposition. Une motion formelle sera faite à la prochaine réunion régulière du conseil.

5.4 Fédération canadienne des municipalités (FCM) Conférence annuel 2016
La conférence (FCM) annuelle se tiendra du 2 au 5 juin à Winnipeg. Le Préfet ainsi que le directeur général vont y assister. Les autres conseillers intéressés d’y assister sont demandé de communiquer avec le directeur général en temps opportun afin de coordonner les inscriptions, l’horaire des vols et l’hébergement à l’hôtel.Les conseillers Lester Doucet et Danny Hill ont tous les deux exprimés leur intérêt d’assister à la conférence.

5.5 Présentation au conseil – Développement d’une politique
Le directeur général demande au conseil s’il préfère ajouter la politique demandé à l’arrêté municipal 36 ou une politique autonome. La préférence du conseil est de laisser la politique autonome et non de l’ajouter à l’arrêté municipal proposé. Le directeur général rédigera une politique et la présentera au conseil pour l’examiner.

5.6 Prix de mérite pour le bénévole de l’année
La gérante des loisirs demande au conseil d’établir un petit comité pour revoir les nominations et choisir le bénévole de l’année pour la Municipalité de Clare. Le Sous-Préfet Brian Comeau, le conseiller Nil Doucet et le conseiller Russell Comeau sont appointés sur le comité. Au lieu d’avoir le bénévole de l’année de choisi uniquement par les membres du conseil, il est recommandé que les personnes ayant reçu la distinction de bénévole de l’année dans les années précédentes soient invités à siéger sur le comité et de participer au processus de sélection dans le futur.

5.7 Fonctionnaire municipaux – MGA
Selon le « Municipal Government Act » le directeur général doit désigner un ou des employées de la municipalité à des postes de greffier, trésorier, ingénieur et administrateur. Dans le but de satisfaire aux exigences du MGA le directeur général s’appointe lui-même en tant que greffier et trésorier et l’inspecteur des bâtiments en tant qu’ingénieur et administrateur. Le conseil accepte ces appointements.

5.8 Représentante du Western Regional Housing Authority pour la Municipalité de Clare
La représentante du Western Regional Housing Authority pour la Municipalité, Mariette Byzewski va bientôt terminer son terme de 3 ans avec l’association, et a exprimé son intérêt de déservir pour un deuxième terme. Selon l’association, les représentants sont alloués à servir 2 termes consécutif de 3 ans. Le directeur général a approché le conseil pour savoir s’il veut appointer Mme Byzewski pour un deuxième terme ou bien s’il veut afficher le poste et regarder pour d’autres candidats. Le conseil souligne le travail fait par Mme Byzewski dans son rôle de représentante municipale sur le « Western Regional Housing Authority » et recommande qu’elle soit appointée pour un autre terme. Une motion formelle sera faite à la prochaine réunion régulière du conseil.

5.9 Résolution pour emprunt – MFC printemps 2016 financement des obligations
Suite à la décision du conseil de sécuriser les fonds de «Municipal Finance Corporation » pour le projet d’extension du système d’égout de Meteghan, le directeur général demande une résolution formelle d’emprunt de la part du conseil (tel qu’exigé de « MFC ») pour le montant de 440 000$ amorti sur une période de 10 ans. Le conseil est en faveur avec la demande. Une motion formelle sera faite à la prochaine réunion régulière du conseil.

6) Session Huis Clos
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Lester Doucet que la session passe à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujets discutés :
6.1 Accès à la plage,

6.2 Projet Redéveloppement Anse des Belliveau,

6.3 Directrice du Scrutin pour les élections municipales 2016

PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill de procéder à la réunion régulière.
MOTION ADOPTÉE.

7) Date de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le 2 mars 2016, à 19h00.

8) Ajournement
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet d’ajourner la réunion à 22h17

Soumis par

Alain Poirier,
Adjoint administratif du directeur général