Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Le mercredi 6 mai 2020 à 17 h

PRÉSENTS : Conseil : préfet Ronnie LeBlanc, sous-préfet Nil Doucet, conseillers Hector Thibault, Brian Comeau, Eric Pothier, Danny Hill et Carl Deveau
Personnel: DG Stéphane Cyr, directrice des finances Ginette Cheff, adjointe exécutive Ashley Hanks et agente de communication Amy Paradis

ABSENT : conseiller Yvon LeBlanc


1) Appel à l’ordre
Le préfet Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19 h.

2) (a) Adoption de l’ordre du jour 

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que l’ordre du jour soit approuvé tel que circulé.
MOTION ADOPTÉE          

(b) Déclaration de conflit d’intérêts
Le préfet Ronnie LeBlanc demande s’il y a déclaration de conflit d’intérêts.

Le préfet LeBlanc déclare un conflit d’intérêts avec le point 8.1 Négociations contractuelles – Université Sainte-Anne et indique que le sous-préfet Nil Doucet présidera cette partie de la réunion pendant son absence.

3) Présentation
Aucune.

4) Rapports des employé(e)s
4.1 Politique sur le plan de financement pour les impôts fonciers relié à la COVID-19 – directeur général Stéphane Cyr et directrice des finances Ginette Cheff
La Fédération des municipalités de la Nouvelle-Écosse, l’Association des administrateurs municipaux et le ministère des Affaires municipales et du Logement de la Nouvelle-Écosse ont rédigé une politique sur le plan de financement pour les impôts fonciers relié à la COVID-19. La politique permettra aux municipalités de la Nouvelle-Écosse d’offrir aux résidents et aux entreprises admissibles un plan de paiement sur 30 mois pour payer leurs impôts de 2020-2021. Elle permettra également aux municipalités de soumettre une demande à la Corporation de financement des municipalités de la Nouvelle-Écosse pour une ligne de crédit opérationnelle afin d’aider à remédier aux problèmes de liquidité causés par les taxes non payées tout en assurant l’offre continue des services municipaux essentiels. La province a réservé 380 millions de dollars pour ce programme. Il faut préciser ici qu’il ne s’agit pas d’un plan de report d’impôts ou d’un plan de remise d’impôts. Les candidats approuvés dans le cadre de ce plan auront besoin de rembourser leurs impôts au complet avec un taux d’intérêt de 1,35 %.

La participation à ce programme n’est pas obligatoire. Les municipalités qui désirent y participer doivent en démontrer le besoin. Les municipalités qui ont une trésorerie suffisante ou une capacité d’emprunt peuvent encore soumettre une demande, mais elles devront bien expliquer les raisons justifiant leur demande.

Tout comme la Municipalité, les candidats au programme devront démontrer un besoin et fournir des documents comme des états financiers ou un RE qui montrent comment ils ont été touchés de façon négative par la COVID-19. Les demandes seront révisées par le personnel, examinées par rapport aux critères du programme et ensuite approuvées ou refusées. Les contribuables qui ont présentement des arriérés d’impôts fonciers ne sont pas admissibles à ce programme.

Après avoir évalué le programme, le DG et la directrice des finances recommandent de ne pas soumettre une demande en ce moment. Indépendamment des charges administratives liées à la mise en œuvre de ce programme, la Municipalité bénéficie actuellement de flux de trésorerie solides. De plus, les efforts de collecte d’impôts vont bien jusqu’à présent avec de nombreux résidents et de nombreuses entreprises qui paient leurs impôts avant la date d’échéance. Par exemple, en date d’aujourd’hui, la Municipalité a reçu 305 517 $ de taxes, comparativement à 187 952 $ au même moment l’an dernier. Il est vrai qu’il y a encore beaucoup d’incertitude. Si la situation change, la Municipalité pourrait choisir de faire une demande dans le cadre du programme plus tard. Entre-temps, elle va continuer à offrir ses propres mesures d’allègement fiscal et à collaborer étroitement avec les résidents et les entreprises qui sont le plus dans le besoin. Comme toujours, les résidents et entreprises qui peuvent payer leurs impôts à temps sont fortement encouragés à le faire.

5) Affaires découlant des réunions précédentes
Aucune.

6) Nouvelles affaires
6.1 Services d’incendie – Financement d’immobilisations 2020-2021
Le montant total disponible aux services d’incendie pour l’exercice financier 2020-2021 pour les achats d’immobilisations (y exclut les camions de pompiers) est de 129 000 $. Ce montant est calculé à partir du taux de surface de 5 cents et représente le reste du montant perçu après que toutes les dettes existantes liées aux services d’incendie ont été payées. Après avoir examiné les plans d’immobilisations sur 5 ans soumis par les sept services d’incendie de la Municipalité, un total de 121 842 $ a été approuvé. La somme de 7 158 $ qui reste sera disponible pour des dépenses imprévues.

Les demandes de cette année portent presque exclusivement sur les équipements de protection individuelle. Le conseil accepte les achats proposés et les niveaux de financement recommandés tels qu’ils ont été présentés par le DG. La motion suivante est faite pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’approuver les dépenses d’immobilisations des services d’incendie volontaires pour l’exercice financier 2020-2021 telles que présentées.
MOTION ADOPTÉE

6.2 Site de construction et de démolition
Les travaux d’entretien proposés au site de construction et de démolition étaient inclus dans le budget d’immobilisations 2020-2021 de la Municipalité. Trois soumissions ont été reçues. Après avoir évalué celles-ci, le personnel recommande d’accorder la soumission pour l’entretien du site de construction et de démolition à Gary Belliveau Construction and Excavation Ltd. pour un montant de 19 400 $ plus TVH. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Bran Comeau et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accorder la soumission pour l’entretien du site de construction et de démolition à Gary Belliveau Construction and Excavation Ltd. pour un montant de 19 400 $ plus TVH et que ces fonds soient pris du fonds de capital de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE

6.3 Mise à Jour –Quai à l’Anse-des-Belliveau
L’expert en sinistres pour ce dossier a soumis son rapport à la compagnie d’assurance le 29 avril. Le rapport inclut un devis de B & G Lombard Ltd. pour les réparations proposées aux deux quais. Il comprend aussi des estimations pour réparer le phare endommagé et remplacer les bancs qui ont été perdus durant la tempête. La proposition pour le quai du nord (celui avec le plus de dommages) met l’accent sur l’utilisation de pierres lourdes au lieu de pilotis, car on considère cette première option comme une solution plus durable et moins chère. La partie intérieure du quai du nord a également besoin de réparations immédiates. Celles-ci ne seront pas couvertes par l’assurance, car il s’agit d’une condition préexistante qui a évolué dans le temps et qui devra donc être réglée par la Municipalité. Le personnel de la Municipalité a commencé le processus pour l’obtention des permis nécessaires auprès de DRN, MPO et Ports pour petits bateaux, en attendant le rapport final de la compagnie d’assurance. Le DG recommande fortement que les réparations nécessaires soient faites cet été pour éviter d’autres dommages aux quais et aux infrastructures autour des quais. Il continuera à informer le conseil à mesure que la situation évolue.

6.4 Lettre d’exception – Waste Check
À cause de la COVID-19, certains dépôts de recyclage sont fermés temporairement et n’acceptent pas les sacs bleus. Le fournisseur municipal actuel, Scotia Recycling, est encore ouvert et fonctionne actuellement 24 heures sur 24. La lettre d’exception, telle que rédigée par Waste Check, est seulement à titre d’information et présente aux municipalités une autre possibilité dans le cas où Scotia Recycling fermerait temporairement. Plus précisément, cette lettre demande que dans un tel cas les sacs bleus soient envoyés à la décharge de la région de Queens. La région de Queens est elle aussi en train de rédiger une lettre similaire qui demande la permission d’accepter ces sacs bleus en cas de besoin. Encore une fois, à ce stade-ci, ceci est plutôt un exercice en planification. Les sacs bleus sont encore envoyés à Scotia Recycling. La Municipalité communique régulièrement avec Scotia Recycling et va continuer à suivre la situation de près, en collaboration avec Waste Check.

6.5 Exemption d’impôt pour les propriétaires à faible revenu 2020-2021

La Municipalité inclut dans son budget de fonctionnement annuel un rabais sur l’impôt foncier pour les propriétaires à faible revenu. Le rabais pour 2020-2021 est de 300 $ (le même montant que l’année passée) pour les ménages ayant un revenu de moins de 19 000 $ par an. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de fixer l’exemption d’impôt pour les propriétaires à faible revenu à 300 $ pour les ménages gagnant moins de 19 000 $ par année, pour l’exercice financier 2020-2021.
MOTION ADOPTÉE

7) Questions et commentaires du public
Aucun.

8) Session à huis clos

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujet discuté :
8.1 Négociations contractuelles – Université Sainte-Anne

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Eric Pothier et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

Le préfet Ronnie LeBlanc revient pour présider la fin de la réunion.

9) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le 3 juin 2020 à 19 h.

10) Ajournement

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet d’ajourner la réunion à 20 h 20.

Soumis par :
Ashley Hanks,
adjointe exécutive