Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Le mercredi 6 septembre 2017 à 19h00
PRÉSENT: Conseil: Sous-préfet Nil Doucet, conseillers, Danny Hill, Hector Thibault, Carl Deveau, Brian Comeau, Eric Pothier et Yvon LeBlanc.
Personnel: Directrice Générale par intérim / directrice du développement communautaire, Pam Doucet; adjoint administratif du directeur général, Alain Poirier; directrice des finances, Ginette Cheff et gérante des loisirs, Réanne Titus.
Public: Reynald et Karen Poulin
ABSENT: Préfet, Ronnie LeBlanc et le directeur général, Stéphane Cyr
1) Appel à l’ordre
Le sous-préfet Nil Doucet appelle la réunion à l’ordre à 19h00.
2) (a) Adoption de l’ordre du jour
Le sous-préfet demande que les changes suivants soient fait à l’ordre du jour :
- Retirer le point 3.1 de l’ordre du jour puisque M. LeBlanc n’a pu assister à la réunion.
- Ajouter le point 6.5 Arrêté municipal concernant l’utilisation de terrain, sous « Nouvelles affaires ».
- Ajouter le point 8.1 Association des pompiers de Clare, sous « Session Huis Clos »
PROPOSÉ PAR le conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault que l’ordre du jour soit adopté avec les changement mentionnés ci-haut.
MOTION ADOPTÉE
(b) Déclaration de conflit d’intérêt
Le sous-préfet Nil Doucet demande s’il y a quelconques conflits d’intérêts.
Aucun conflit
3) Présentations
Aucune
4) Rapport des employé (es)
4.1 Mise à jour de la situation financière – Ginette Cheff, directrice des finances
La directrice des finances fait une mise à jour de la position financière de la Municipalité. (Voir pièce-jointe)
4.2 Département du développement communautaire – directrice, Pam Doucet
La directrice générale par intérim / directrice du département du développement communautaire mentionne au conseil que le rapport de son département est chargé parce qu’il inclut le rapport complet des étudiants d’été avec des détails et statistiques des programmes. Elle demande ensuite à la gérante des loisirs de s’adresser au conseil par rapport à une proposition incluant l’évènement annuel de la Municipalité qui est l’allumage de l’arbre de Noël. La proposition inclut de changement le lieu de l’évènement pour le faire au Centre des anciens combattants de Clare et de faire l’achat d’un nouvel arbre de Noël ainsi que des décorations pour le centre. Des partenariats avec différents groupes de la communauté ont été proposés dans le but d’agrandir l’événement et d’encourager la participation. Le budget pour ces changements est proposé à 1 500$ et ces fonds seraient pris dans le budget administratif du développement communautaire (sous projets spéciaux). Le conseil est en faveur avec l’idée.
La directrice générale par intérim / directrice du département du développement communautaire donne un bref aperçu de certains projets de la Municipalité. Le nouvel enseigne DEL plus grand a été installé au Centre des anciens combattants de Clare et une boîte en bois sera construite au pied de l’enseigne afin d’offrir une protection pour les poteaux. Les rénovations du centre culturel vont très bien et le travail sur l’addition est presque complété. Les activités actuelles comprennent en autres, l’aménagement paysager, la planification pour la signalisation, l’arpentage de la propriété afin de déterminer la faisabilité d’une expansion du stationnement à l’arrière du bâtiment ainsi que d’explorer la possibilité de remplacer la fosse septique sur le terrain. Le conseil la remercie ainsi que la gérante des loisirs pour leur excellent rapport.
5) Affaires découlantes des réunions précédentes
5.1 Mise à jour du chemin de la Pointe à Major
La directrice générale par intérim, Pam Doucet rappelle au conseil de leur décision fait à la réunion du 19 juillet afin d’aborder ce point à cette réunion. Le sous-préfet Nil Doucet procède ensuite pour expliquer au conseil que le directeur général, le préfet et le sous-préfet se sont rencontré avec deux résidents du chemin de la Pointe à Major (Gerard Pothier et Peter Evans) le 17 août, et étant donné que le directeur général et le préfet sont tous les deux absents ce soir, il recommande de repousser ce point jusqu’à ce que ces deux personnes soient de retour.
Le sous-préfet ajoute que ce dossier est ouvert depuis plus de 7 ans maintenant, et que pour cette raison, il veut faire en sorte que le conseil puisse regarder à tous les possibilités et les détails avant de prendre une décision finale.
Le sous-préfet donne la parole à Madame Karen Poulin (une résidente du chemin de la Pointe à Major) afin qu’elle s’exprime et qu’elle puisse verbaliser ses préoccupations.
Le conseil la remercie pour avoir exprimé ses préoccupations et répond qu’une décision ne peut être prise sans avoir toute l’information.
5.2 Mise à jour – Réparation à la station de transfert.
La directrice générale par intérim explique au conseil que les soumissions pour les réparations à la station de transfert de Clare (incluant le remplacement de 4 portes de garages ainsi que les réparations au toit du bâtiment) ont été émises et fermeront le 18 septembre. Une recommandation devrait être prête pour accorder la soumission à la prochaine réunion régulière du conseil.
5.3 Parcs Upper Clements
La directrice générale par intérim mentionne au conseil que la Municipalité a reçu une facture au montant de 2 000$ des Parcs Upper Clements par rapport à de la signalisation bilingue. Le sous-préfet explique que le conseil a reçu une présentation de la part du même groupe au courant de l’année. Cependant, le conseil n’a aucune documentation concernant une demande d’aide financière ainsi qu’une décision prise concernant ce point. Le conseil demande au personnel de contacter les Parcs Upper Clements afin de leur expliquer le processus pour faire demande de support financier en bonne et due forme afin que celle-ci puisse être considérée.
5.4 Mise à jour – Projet Clare PG
La directrice générale par intérim explique au conseil que M. Comeau a demandé que les fonds alloués envers son projet soient déboursés dans une différente façon que la demande a été faite et approuvé par le conseil. Elle explique que M. Comeau n’a pas reçu le plein montant qu’il avait demandé pour son projet au gouvernement fédéral, mais il est confiant qu’il trouvera le solde à travers différents programmes de financement. M. Comeau demande que la distribution des fonds soit changée de ce que le conseil a approuvé, 2 500$ par année pour les années fiscales 2017/2018, 2018/2019 à la façon suivante :
- 2 220$ pour 2017-2018
- 2 780$ pour 2018-2019
Le conseil passe la motion à recommander suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’ajuster l’allocation des fonds accordée au projet Clare PG tel que demandé, soit :
• 2 220$ pour 2017-2018
• 2 780$ pour 2018-2019
MOTION ADOPTÉE
6) Nouvelles affaires
6.1 Motion pour renverser une motion – Comptes recevables de l’association des pompiers de Clare.
La directrice des finances explique pourquoi une motion passé le 16 novembre 2016 doit être renversée. Cette motion a été originalement introduite pour réduire la dette de l’association des pompiers de Clare envers la Municipalité avec le surplus des taux de zone en circulation à partir des années 2008-2009 & 2009-2010. Suite à une recherche approfondie sur les dépenses payées à l’APC par la Municipalité pour ces années, il n’y avait pas de fonds de surplus disponibles pour appliquer sur le montant dû. Le montant originalement approuvé sera retourné au fond de réserve en capitale.
Le conseil passe la motion à recommander suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de renverser la motion suivante faite le 16 novembre 2016 :
PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare transfère un montant de 200 000$ des fonds de réserve de capital au fonds d’exploitation (GL # 32770) afin de réduire les créances pour les services d’incendies à l’actuel et que ces fonds étaient budgétés et collectés à travers des taux de zonage pour le capital des services d’incendie pour les années fiscales 2008/2009 et 2009/2010.
MOTION ADOPTÉE
6.2 Nommer un chemin – Chemin du Pâturage
La directrice générale par intérim explique que la Municipalité a reçu une demande pour nommer un chemin. Elle ajoute que le personnel a suivi le processus établi pour nommer un chemin et a vérifié pour la bonne traduction en français tel que demandé par la politique sur la nomination des chemins. Le nom proposé est « Sheep Pasture Road » en anglais ce qui se traduit à « Chemin du Pâturage » en français.
Le conseil passe la motion à recommander suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande que le chemin partagé par les propriétés NIP (Numéro d’Identification de Propriété) 30322663, 30322671, 30023527, 30023469, 30023279 et 30023238 soit officiellement nommé comme suit :
• En français : Chemin du Pâturage
• En anglais : Sheep Pasture Road
MOTION ADOPTÉE
6.3 Arrêté municipal concernant les chiens – frais de retenue
La directrice générale par intérim apporte à l’attention du conseil le fait que la Municipalité de Clare est la seule municipalité qui charge un frais fixe de 200$ pour garder des chiens. La SPCA Nouvelle-Écosse a un taux de 35$ par jour. Elle recommande ensuite que le conseil ajuste le taux au même que celui de la SPCA Nouvelle-Écosse dans l’intérêt d’être juste et consistent et pour éviter d’avoir de la confusion pour les résidents et pour notre fournisseur de service également.
Le conseil passe la motion à recommander suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Eric Pothier et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de faire une modification à son taux d’hébergement pour les chiens, partant d’un taux fixe de 200$ à un taux quotidien de 35$, tel que facturé présentement par la SPCA Nouvelle-Écosse.
MOTION ADOPTÉE
6.4 Administrateurs du compte Mastercard
La directrice des finances explique au conseil que le personnel a eu besoin d’appeler le fournisseur de MasterCard de la Municipalité avec des questions concernant les limites/achats dû à plusieurs dépenses requises envers l’évènement du Gran Fondo. L’information n’a pu être obtenu car le dossier Mastercard était désuet avec le nom d’une ancienne employée listée comme administratrice. Elle recommande que le conseil passe une motion pour recommander au personnel de nommer de nouveaux administrateurs pour le compte MasterCard.
Le conseil passe la motion à recommander suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR le conseiller Yvon LeBlanc que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de procéder avec l’achèvement du processus pour nommer les employés suivant en tant qu’administrateurs/administratrices sur le compte de MasterCard : Ronnie LeBlanc, Stéphane Cyr, Ginette Cheff et Jeannette Doucet.
MOTION ADOPTÉE
6.5 Arrêté municipal concernant l’utilisation de terrain
Le conseil demande pour de la clarification sur la date limite publiée concernant les commentaires pour la modification proposée à l’arrêté municipal concernant l’utilisation de terrain, dans le but d’être capable de donner des réponses au public. La directrice générale explique que la date limite est vendredi le 8 septembre, parce que M. Zwicker, consultant pour le groupe WSP a besoin de temps pour les revoir et pour les adresser individuellement. Le conseil mentionne la possibilité que la modification de l’arrêté soit retournée au comité PAC pour plus de révision dépendamment de la tournure de la réunion.
7) Questions et commentaires du public
Aucune.
8) Session Huis-Clos
PROPOSÉ PAR le conseiller Yvon LeBlanc et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que la session passe à Huis-Clos.
MOTION ADOPTÉE
Sujet discuté:
- 8.1 Association des pompiers de Clare
PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Hector que le conseil passe à la réunion régulière.
MOTION ADOPTÉE
9) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil.
La prochaine réunion du comité du conseil se tiendra le mercredi 4 octobre 2017 à 19h00.
10) Ajournement
PROPOSÉ PAR le conseiller Hector Thibault l’ajournement de la réunion à 20h45.