RÉUNION RÉGULIÈRE DU CONSEIL

Mercredi 15 septembre 2021 à 19 h

Réunion tenue au 1185, route 1, Petit-Ruisseau (Nouvelle-Écosse)

PRÉSENTS : Conseil : sous-préfet Yvon LeBlanc, conseillers Nil Doucet, Brian Comeau, Philippe Gaudet, Carl Deveau, Danny Hill et Eric Pothier
Personnel : DG Stéphane Cyr, adjointe exécutive Ashley Hanks, agente de communication Amy Paradis et directrice des finances Ginette Cheff
Présentateurs : Gloria Banks, Grant Thornton LLP

ABSENT :

1) Appel à l’ordre
Le sous-préfet Yvon LeBlanc appelle la réunion du conseil à l’ordre à 19 h.

2) Adoption de l’ordre du jour

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que l’ordre du jour proposé soit approuvé tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

3) Déclaration de conflit d’intérêts
Aucune déclaration n’est faite.

4) Présentations
4.1 États financiers vérifiés 2020-2021 – Gloria Banks, Grant Thornton LLP
Gloria Banks présente les états financiers vérifiés de la Municipalité de Clare pour 2020-2021 (voir la présentation ci-jointe).

5) Adoption des procès-verbaux des réunions précédentes du conseil
5.1 Le 21 juillet 2021 – réunion régulière du conseil

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le procès-verbal de la réunion régulière du conseil du 21 juillet 2021 soit approuvé tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

5.2 Le 1^er septembre 2021 – réunion du comité du conseil

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Eric Pothier et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que le procès-verbal de la réunion du comité du conseil du 1^er septembre 2021 soit approuvé tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

 6) Affaires découlant des réunions précédentes
Aucune.

7) Rapport des activités du sous-préfet – sous-préfet Yvon LeBlanc
Le 13 août – Assisté à une réunion virtuelle des maires et des préfets, avec l’honorable Bernadette Jordan, ministre des Pêches, des Océans et de la Garde côtière canadienne, pour souligner nos préoccupations par rapport à la sécurité publique, à l’application de la loi pendant les élections fédérales et au transfert de permis de pêche au homard à l’extérieur de la région.

Le 15 août– Assisté à la cérémonie de lever du drapeau au bureau municipal.

Le 24 août – Assisté à une réunion du Conseil d’administration de la Villa acadienne.

Le 7 septembre – Assisté à une réunion du comité de vérification de la Municipalité.

Le 11 septembre – Participé à la journée plage à Mavillette, dans le cadre de l’initiative Communauté francophone accueillante.

Le 13 septembre – Assisté à une réunion virtuelle du conseil d’administration de Waste Check.

Le 13 septembre – Participé à la cérémonie de lever du drapeau organisée par Inclusion Clare pour célébrer la Semaine de la fierté des personnes handicapées.

8) Présentations officielles des membres du conseil
Aucune.

9) Correspondance
9.1 Ben Cleveland, maire, ville de Digby
Le DG fait la lecture d’une lettre de Ben Cleveland, maire de la ville de Digby (voir la lettre ci-jointe).

Le conseil exprime son intérêt à participer à ses réunions afin d’échanger des idées et d’explorer différentes possibilités de financement. Le DG contactera le DG de la ville de Digby, Tom Ossinger, pour confirmer la participation de la Municipalité.

9.2 Adam Dolliver, directeur général, SHYFT Youth Services
Le DG fait la lecture d’une lettre d’Adam Dolliver, directeur général de SHYFT Youth Services (voir la lettre ci-jointe). 

Le sous-préfet ne pourra pas y participer. Le conseiller Brian Comeau y assistera au nom de la Municipalité.

10) Rapport du DG – directeur général Stéphane Cyr
Le DG présente son rapport pour le mois de septembre 2021 (voir le rapport ci-joint).

11) Rapports des comités
11.1 Rapport des permis de construction – conseiller Danny Hill
Le conseiller Danny Hill fait la lecture du rapport des permis de construction pour les mois de juillet et d’août.

juillet 2021

Année	Permis	Valeur de construction	Cumul annuel
2020	44	$ 686,260	$ 6,132,6905
2021	25	$ 464,460	$ 37,363,093

August 2021

Année	Permis	Valeur de construction	Cumul annuel
2020	41	$ 629,270	$ 6,761,960
2021	27	$ 2,079,000	$ 39,837,093

11.2 Rapport du comité de vérification – conseiller Philippe Gaudet
Le comité de vérification s’est réuni avec les vérificateurs (Grant Thornton) le 7 septembre 2021, pour examiner les états financiers vérifiés 2020-2021 de la Municipalité. Pendant cette rencontre, les vérificateurs ont souligné la bonne situation financière de la Municipalité ainsi que la bonne coopération qu’ils ont établie avec les membres de la direction et du personnel tout au long de leur mission de vérification. Les vérificateurs ont, encore une fois, donné à la Municipalité une opinion sans réserve. En tenant compte de cette opinion, le comité de vérification présente au conseil les deux recommandations suivantes pour son examen :

1. Que l’excédent de fonctionnement annuel de 766 304 $ pour l’exercice financier 2020-2021 soit transféré du fonds de fonctionnement à la réserve de fonctionnement.

2. Que la Municipalité du district de Clare approuve les états financiers vérifiés 2020-2021 de la Municipalité du district de Clare, tels que préparés par Grant Thornton.

12) Nouvelles affaires
12.1 Motion pour transférer 766 304 $ du fonds de fonctionnement à la réserve de fonctionnement

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare transfère l’excédent de fonctionnement annuel de 766 304 $ pour l’exercice financier 2020-2021 du fonds de fonctionnement à la réserve de fonctionnement.
MOTION ADOPTÉE

12.2 Motion pour approuver les états financiers vérifiés 2020-2021

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare approuve les états financiers vérifiés 2020‑2021 de la Municipalité du district de Clare, tel que préparés par Grant Thornton LLP.
MOTION ADOPTÉE

12.3 Motion pour nommer la directrice du scrutin pour l’élection spéciale 2021 (district 7)
Ayant été élu député provincial de Clare, Ronnie LeBlanc a donné sa démission en tant que conseiller du district 7. Ainsi, le conseil doit établir une date pour une élection spéciale pour le district 7 dans les trente jours suivant la réception de cette lettre.

Dans sa présentation au conseil, Mme Doucet fournit un résumé des préparatifs nécessaires en vue de l’élection spéciale, y compris des recommandations clés et les motions requises par rapport aux points suivants :

• la nomination d’un directeur ou d’une directrice de scrutin;
• le choix de la date de l’élection;
• le type d’élection;
• la délégation du pouvoir d’approbation pour établir le tarif des honoraires et les dépenses électorales;
• l’approbation des sections de vote.

Le conseil est d’accord avec les suggestions présentées par Mme Doucet et fait les motions suivantes :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare nomme Pam Doucet comme directrice du scrutin pour l’élection spéciale de 2021 pour le district 7.
MOTION ADOPTÉE

12.4 Motion pour fixer la date de l’élection spéciale 2021 (district 7)

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Eric Pothier et APPUYÉ PAR conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare fixe au 20 novembre 2021 la date de l’élection spéciale pour le district 7.
MOTION ADOPTÉE

12.5 Motion pour sélectionner le type d’élection pour l’élection spéciale 2021 (district 7)

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare tienne une élection hybride, avec le vote électronique pendant le vote par anticipation du 12 novembre 2021 jusqu’au 20 novembre 2021 inclusivement et des bulletins de vote en papier le jour du scrutin, le 20 novembre 2021.
MOTION ADOPTÉE

12.6 Motion pour déléguer le pouvoir d’approbation – tarif des honoraires et dépenses électorales

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare délègue le pouvoir d’approbation au DG pour l’établissement du tarif des honoraires et des dépenses électorales.
MOTION ADOPTÉE

12.7 Motion pour approuver les sections de vote pour l’élection spéciale 2021 (district 7)

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Eric Pothier et APPUYÉ PAR conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare approuve deux sections de vote pour l’élection spéciale de 2021 pour le district 7 : le bureau de vote 7 pour tous les résidents et le bureau de vote 7A qui sera un bureau de vote mobile pour les résidents du Foyer Céleste seulement.
MOTION ADOPTÉE

12.8 Motion pour approuver la demande pour le mât communautaire – Inclusion Clare
Inclusion Clare a soumis une demande pour faire flotter le drapeau de la fierté des personnes handicapées sur le mât communautaire du 13 au 19 septembre. Puisque cette demande satisfait aux exigences de la politique sur le déploiement des drapeaux de la Municipalité, le conseil fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare approuve la demande d’Inclusion Clare de faire flotter le drapeau de la fierté des personnes handicapées sur le mât communautaire municipal du 13 septembre 2021 au 19 septembre 2021 inclusivement.
MOTION ADOPTÉE

12.9 Motion pour envoyer une lettre d’appui – Far Out Festival
Le Far-Out Festival demande une lettre d’appui du conseil dans le cadre de sa demande à Patrimoine canadien. Il ne demande aucun fonds de la Municipalité. Au fil des années, la Municipalité a fourni des lettres semblables au Far-Out Festival, afin d’appuyer ses efforts pour obtenir du financement. Le conseil fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Philippe Gaudet que le conseil de la Municipalité du district de Clare envoie une lettre d’appui au Far Out Festival dans le cadre de sa demande de financement à Patrimoine canadien.
MOTION ADOPTÉE

12.10 Motion pour approuver le financement – Far Out Festival
Le Far Out Festival a traditionnellement reçu un financement de 500 $ de la Municipalité pour compenser le coût de la location de la scène mobile de la Municipalité. Ces frais de location sont payés directement à Recherche et sauvetage de Clare en échange du montage et du démontage de la scène. Cette année, à cause de toute l’incertitude par rapport à la COVID-19, les organisateurs du festival n’ont pas fait une demande de financement, car ils pensaient que le festival serait fort probablement annulé. La décision de dernière minute d’aller de l’avant avec le festival a forcé les organisateurs à faire les préparatifs rapidement, et ils ont donc payé eux-mêmes les 500 $ pour la scène pour qu’elle soit installée à temps. Le festival étant maintenant terminé, les organisateurs demandent à la Municipalité de leur rembourser la dépense de 500 $ susmentionnée. Étant donné les défis qui se sont présentés lors de l’organisation du festival de cette année, le DG recommande que le conseil fasse une contribution de 500 $ au Far Out Festival pour compenser le coût de la location de la scène. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Eric Pothier et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare verse 500 $ au Far Out Festival pour compenser les coûts de location de la scène, et que ces fonds soient pris de la réserve de fonctionnement de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE

12.11 Motion pour approuver le financement – Société édifice Sainte-Marie de la Pointe
Le Diocèse a récemment accordé à la Société édifice Sainte-Marie de la Pointe une prolongation d’un an pour obtenir les fonds nécessaires pour restaurer et prendre en charge l’édifice Sainte-Marie. En échange de cette prolongation, la Société devra accepter de payer les coûts d’exploitation de l’édifice – qui s’élèvent à 11 500 $ selon les estimations du Diocèse – durant cette même période de 12 mois.

Hector Thibault et Guy LeBlanc, deux membres de la Société édifice Sainte-Marie de la Pointe, ont approché le DG par rapport à la possibilité d’obtenir une aide financière de la Municipalité pour aider à payer ces coûts d’exploitation. Reconnaissant l’importance culturelle et historique de cet édifice et les efforts déployés par la Société jusqu’ici pour assurer sa préservation, le conseil fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR conseiller Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare verse une contribution unique de 8 000 $ à la Société édifice Sainte-Marie de la Pointe pour l’aider à couvrir les coûts opérationnels au cours des douze prochains mois alors qu’elle continue ses efforts pour restaurer et préserver le bâtiment, et que ces fonds soient pris de la réserve de fonctionnement de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE

12.12 Motion pour augmenter le financement – piste d’athlétisme
Étant donné que le volume de matériaux inappropriés à enlever du site est plus élevé que prévu et que cela a entraîné un dépassement des coûts, le DG recommande que la Municipalité augmente sa contribution financière à ce projet, pour que celle-ci passe de 400 000 $ à 600 000 $. Pour sa part, l’Université Sainte-Anne contribue aussi une somme supplémentaire de 200 000 $ au projet. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare augmente sa contribution envers le projet de la piste d’athlétisme et du terrain de sport du montant actuel de 400 000 $ jusqu’à un maximum de 600 000 $, et que ces fonds soient pris de la réserve de capital de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE

13) Session à huis clos
Sujet discuté :

13.1 Questions relatives au personnel

 Il est PROPOSÉ PAR conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

 Il est PROPOSÉ PAR conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Danny Hill que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

14) Date et heure de la prochaine réunion régulière du conseil
La prochaine réunion régulière du conseil aura lieu le 20 octobre 2021 à 19 h.

15) Ajournement

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Nil Doucet d’ajourner la réunion à 20 h 25.

Soumis par :

 Ashley Hanks,

adjointe exécutive